En plus des améliorations majeures décrites ci-dessus, la mise à jour apporte les petites améliorations suivantes :

Explication des symboles de la liste de clients

Les symboles pertinents pour la planification sont fréquemment affichés dans la liste de clients. Pour que les nouveaux utilisateurs de portatour® n’aient pas à chercher leur signification dans l’aide en ligne, ces symboles sont désormais également affichés dans la vue détaillée du client. Il suffit de cliquer dessus pour que la description s’ouvre.

Amélioration de l’apparence de la carte pour le géocodage

Lors de la saisie ou de la modification d’une adresse, la carte correspondante dans la fenêtre a désormais une apparence améliorée pour mieux utiliser l’espace. Vous trouverez les boutons de zoom dans le coin supérieur gauche. Le bouton « GPS » pour prendre en charge votre position actuelle est situé dans le coin supérieur droit avec le symbole du réticule.

Saisie facile des heures d’ouverture ou des horaires de travail

Si vous modifiez les heures d’ouverture d’un client, vous pouvez simplement copier les heures d’ouverture d’un jour sur les jours ci-dessous. Un clic sur la flèche vers le bas suffit et les heures d’ouverture du jour sont copiées sur le jour suivant, qui a des heures d’ouverture différentes.

Exemple : pour modifier les heures d’ouverture de chaque jour ouvrable à 10-12 et 14-16, entrez ces heures d’ouverture uniquement le lundi, puis cliquez 4 fois sur la flèche vers le bas. Ainsi, ces horaires seront également saisis les mardi, mercredi, jeudi et vendredi.

Comme d’habitude, un clic sur le symbole de poubelle supprime les heures d’ouverture d’une journée.

La même fonctionnalité est désormais disponible pour la modification des horaires de travail.

Applications de navigation : Transfert d’adresse ou de géoposition

Outre le paramétrage du programme existant, qui permet de déterminer quelle application de navigation doit être lancée lorsque vous cliquez sur le bouton « Navigation » dans portatour®, vous pouvez désormais également définir si l’adresse ou la géoposition du client doit être transférée dans l’application de navigation. Si vous maintenez bien les géopositions dans portatour®, il peut être avantageux de les transférer.

Veuillez noter que ne pas toutes les applications de navigation prennent en charge les deux modes. portatour® sélectionnera l’autre mode automatiquement si nécessaire.

Nouveau format d’exportation : « Excel avec table de données »

Ce nouveau format d’exportation Excel diffère du format Excel précédent en ce que les données de la feuille de calcul Excel sont marquées et formatées comme une « table de données ».

Le nouveau format est également disponible lors de l’exportation via l’API si vous spécifiez le paramètre format=xlsxtable dans l’URL. Ce format est utile, par exemple, si les données exportées doivent être traitées automatiquement à l’aide de Microsoft Flow.

Nous espérons que vous apprécierez cette mise à jour du logiciel et attendons vos commentaires à feedback@portatour.com.

Nouveau bouton de « zoom intelligent » sur la carte

En plus des boutons de zoom « + » et « -« , vous trouverez un troisième bouton en haut à gauche qui permet de basculer entre les sections de carte importantes, y compris le niveau de zoom:

• Normalement, ce bouton vous permettra d’obtenir une vue complète de l’ensemble de votre zone, c’est-à-dire vous pouvez voir tous vos clients en un coup d’œil.
• Si vous avez des clients sans intervalle de visite (en gris) qui se trouvent en dehors de votre zone centrale, ce bouton permet de passer de la zone centrale (c’est-à-dire tous les clients avec un intervalle de visite) à la zone totale (y compris tous les clients gris). La nouvelle section standard, qui s’affiche à l’ouverture de la carte, couvre la zone centrale.
• Si vous regardez le plan de visites sur la carte et que vous affichez également tous les autres clients, le nouveau bouton passe du plan de visites à la vue globale de tous les Clients.

Meilleur affichage de comptes rendus sans heure dans calendrier

Si vous enregistrez votre compte rendu de visite uniquement avec la date mais sans l’heure, ces comptes rendus ont été affichés côte à côte dans le calendrier hebdomadaire en début de journée. Désormais, ces comptes rendus sont énumérés l’un en dessous de l’autre, ce qui améliore considérablement la lisibilité:

Le tri s’effectue par ordre alphabétique par objet, y compris le symbole.

Nouvelle saisie des heures et de durées

Déjà dans la mise à jour de juillet, il a été introduit que les heures et les minutes peuvent être sélectionnées plus rapidement ensemble dans une boîte de sélection dans la fenêtre de rendez-vous. Cette boîte de sélection est désormais disponible partout dans portatour® pour la saisie d’heures. Vous pouvez passer à l’entrée heure / minute séparée en cliquant sur le symbole clavier – par exemple pour la saisie exacte des minutes.

Déjà dans la mise à jour de juillet nous avons commencé d’afficher des durées de temps de plus d’une heure séparément en heures et minutes pour une meilleure lisibilité. Au lieu de « 105 min » par exemple, « 1 h 45 min » s’affiche. Ce nouveau type d’affichage est maintenant implémenté partout dans portatour®. De plus, de longues durées peuvent maintenant être saisies séparément par des heures et des minutes.

Nouveaux moyens de nettoyer les anciens comptes rendus

Dans la boîte de dialogue de nettoyage, portatour® vous propose de supprimer les anciens comptes rendus. Il a déjà été assuré que pour chaque client au moins le dernier compte rendu de visite reste disponible, quel que soit son âge. Maintenant, vous pouvez choisir que non seulement le dernier, mais les deux ou même trois derniers comptes rendus par client sont conservés – peut importe l’âge de ces comptes rendus.

Augmentation de la limite d’appel pour des calendriers partagés

Si vous vous abonnez à votre calendrier portatour® au moyen du partage de calendrier dans d’autres programmes de calendrier tels que Outlook, une limite de 100 appels par jour était auparavant valable. Nous avons maintenant introduit la mise en cache intelligente, ce qui nous permet de porter cette limite à 500 appels par jour. Cela signifie que le calendrier d’un utilisateur peut désormais être facilement abonné par plusieurs personnes sans que la limite d’appels ne soit dépassée.

Nouveau mode de mise à jour lors de l’importation de la « date de dernière visite » pour clients

En plus de « Garder » et « Écraser », le nouveau mode de mise à jour « Écraser si plus grand » est disponible. Ce nouveau mode est utile si vous saisissez les visites clients non seulement dans portatour® mais aussi dans d’autres systèmes (p.ex. le système CRM) et que vous transférez régulièrement les données clients vers portatour®.

Suivant que la date de la dernière visite du fichier d’importation ou celle de portatour® est plus récente lors de l’importation de clients, la date de la dernière visite est écrasée ou gardée. Celui-ci est évalué individuellement pour chaque client importé.

Ce nouveau mode de mise à jour empêche également que la date de la dernière visite ne soit réinitialisée par erreur à une ancienne date lors d’une importation.

Manuel de l’API amélioré

Si vous êtes l’administrateur d’un compte d’entreprise portatour® Anywhere, un manuel en ligne amélioré pour l’API (= interface de programmation pour l’importation et l’exportation automatique) est maintenant disponible. Entre autres, vous pouvez vous attendre à une nouvelle table des matières et à une structuration des contenus plus claire. Vous pouvez accéder au manuel dans les options sous « API » ou sous https://my.portatour.net/a/Docs/APIManual . D’ailleurs : Vous pouvez désormais également transmettre ce lien à l’équipe d’assistance informatique sans accès portatour®. Une connexion à portatour® n’est plus nécessaire pour lire le manuel.

Avec la mise à jour d’aujourd’hui, nous avons amélioré de nombreuses fonctionnalités de portatour® afin de le rendre encore plus facile à utiliser et de vous permettre d’obtenir les résultats souhaités en moins de clics.

Nous espérons que vous apprécierez cette mise à jour du logiciel et attendons vos commentaires à feedback@portatour.com.

Améliorations à la saisie des rendez-vous

• Au lieu de la durée du rendez-vous, vous pouvez sélectionner l’heure de fin du rendez-vous dans une liste. La durée qui en résulte est affichée comme information supplémentaire. Pour saisir les heures et les minutes séparément, cliquez simplement sur le symbole du clavier.

Nouvel affichage et saisie de longues durées

• Désormais, les durées de plus d’une heure sont affichées en heures et en minutes, par exemple « 105 minutes » est maintenant affiché comme « 1 h 45 min ».
• En cliquant sur l’icône du clavier, vous pouvez saisir les heures et les minutes séparément.

Améliorations aux comptes rendus

• L’heure de début et de fin du compte rendu peut désormais être prise directement du rendez-vous réalisé ou de la proposition de visite terminée. Cliquez simplement sur l’icône […] pour accepter les heures.

• Le champ « Rappel » se trouve maintenant en dessous du compte rendu de visite, car le champ se réfère à la visite client suivante. Afin de le rendre plus visible, le champs est également affiché sous la rubrique « prochaine visite ».

Améliorations sur la carte

• Afin de visualiser tous les itinéraires d’une semaine entière en même temps sur la carte du plan de visites, cliquez simplement sur le bouton à gauche de la sélection du jour. Pour afficher les itinéraires des différents jours, il suffit de sélectionner la date souhaitée.

Améliorations du calendrier

• Affichage des semaines du calendrier dans l’aperçu mensuel
• Afin de passer rapidement à une autre date cliquez sur la rubrique bleue qui ouvre la nouvelle fenêtre « Aller à ».

Améliorations à la liste des rendez-vous

• En plus des rendez-vous futurs, les rendez-vous passés peuvent désormais être affichés dans une liste. Cliquez sur « Passé » pour afficher les rendez-vous des 90 derniers jours. Vous pouvez accéder à la liste des rendez-vous en cliquant sur le symbole de la liste dans le coin supérieur droit du calendrier.

Aperçu des différents niveaux d’autorisation lors de la connexion en tant qu’utilisateur

• Jusqu’à maintenant, les administrateurs et superviseurs pouvaient se connecter en tant qu’utilisateur en gardant leur droits respectifs. Maintenant vous avez la possibilité de sélectionner le niveau d’autorisation du compte auquel vous vous êtes connecté. En cliquant sur le symbole de la roue dentée dans l’en-tête vous pouvez visualiser le compte du point du vue de l’utilisateur.

Après une période de développement intensive, nous avons finalisé aujourd’hui une mise à jour importante de portatour®. Pour lire les détails sur les nouvelles fonctionnalités, simplement déroulez vers le bas ou utilisez les liens directs suivants:

• Menu principal et en-tête du calendrier dans un nouveau design
• Gestion de tâches dans portatour®
• Filtrage de clients en utilisant une liste externe
• Augmentation des limites d’utilisation de l’API

Nous vous souhaitons beaucoup de succès avec les nouvelles fonctionnalités et accueillons vos commentaires à feedback@portatour.com .

En cliquant sur le bouton du menu principal, maintenant plus visible, les éléments de menu apparaissent sous la forme de symbole pour une meilleure utilisation de l’espace sur les smartphones :

S’il y a des indications importantes, le bouton du menu principal devient tout rouge :

L’accès aux « tâches » et aux « comptes rendus » est possible sur des grands écrans directement à partir de la barre du menu principal:

L’entrée originale du menu principal « Rendez-vous » a été renommée en « Calendrier », parce que l’affichage du calendrier a reçu des nouvelles fonctions au fil du temps et montre maintenant aussi les propositions de visites, comptes rendus et tâches en plus des rendez-vous.

L’entrée « Calendrier » du menu principal ouvre toujours la vue du calendrier. Pour afficher la liste des rendez-vous, cliquez sur le bouton de liste dans le calendrier.

Les étiquettes de jour du calendrier ont un nouveau design. Les jours apparaissent dans une police plus grande, la référence à l’affichage de la carte et la présence des tâches sont affichées avec des symboles. La petite flèche vers le bas indique qu’un menu s’ouvre lorsque vous cliquez dessus.

En plus du lien déjà connu pour l’affichage de la carte, ce menu contient également un nouveau lien vers le plan de visites pour la journée et des nouvelles fonctions pour la gestion des tâches.

En outre, pour une meilleure vue d’ensemble du calendrier hebdomadaire et mensuel, les seuls jours affichés sont ceux de la semaine programmés pour les visites en fonction des horaires de travail configurés. Si un rendez-vous est saisi un jour non ouvrable, celui-ci est également affiché dans le calendrier.

Cette fonction a été souhaitée par de nombreux utilisateurs et est maintenant disponible : la gestion de tâches directement dans portatour®.

Utilisez les tâches dans portatour® pour gérer les activités que vous avez encore à faire. Cela vous permettra d’avoir un esprit clair, sans oublier vos tâches. Les post-it appartiennent désormais au passé.

Voici quelques cas d’utilisation que vous pouvez aborder avec des tâches de portatour® :

• • « Créer un devis pour le client Grande Société SA le vendredi » : Une tâche avec date et référence à un client.
  • « Appelez le client Acme Sàrl tous les mercredis et, si nécessaire, prenez commande, puisque le client est en tournée de livraison du camion pour jeudi » : une tâche en série avec référence client. »
  • « Remplir le questionnaire X lors de la prochaine visite du client SOGER SA » : une tâche avec référence client, mais sans date concrète.
  • « Créer mon rapport de dépenses pour le mois précédent tous les 1er du mois » : une tâche en série sans référence client.

Liste pour création et exécution des tâches

Dans le Menu principal vous accédez à la nouvelle Liste de tâches en cliquant sur « Tâches« .

Vous créez une nouvelle tâche à l’aide des boutons « Nouvelle tâche » ou « Nouvelle tâche pour client » – selon que la tâche est lié à un client ou non.

Saisissez l’objet de la tâche – par ex. « Créer un devis », puis sélectionnez la date d’achèvement souhaitée, entrez éventuellement une note et enregistrez. Voilà – la première tâche est créée.

Vous pouvez maintenant les trouver dans la liste des tâches sous la rubrique « Ouverte ». Il y a également des tâches qui doivent encore être achevées – triées par date. Les tâches en retard dont la date est déjà passée sont affichées en haut en rouge.

En cliquant sur la barre de tâches, vous pouvez modifier, supprimer ou marquer des tâches comme achevées. Une tâche peut être achevée encore plus rapidement en cliquant sur la coche à la droite.

Si vous le souhaitez, vous pouvez créer un compte rendu lorsque vous achevez des tâches. Ce compte rendu peut également être considéré comme « Autre compte rendu » dans la page détails du client, à condition qu’une référence client soit disponible.

Les tâches achevées peuvent encore être trouvées dans la liste des tâches pendant 90 jours, maintenant sous la rubrique « Achevée ». Celles-ci seront alors automatiquement effacées après cette période.

Particularités des tâches

• Tâches récurrentes : Lors de la création d’une tâche, elle peut être créée comme série, par exemple, chaque semaine le mercredi. Le réglage et l’édition sont similaires aux rendez-vous récurrents.
• Achèvement automatique des tâches : Si le champ « Achèvement » d’une tâche est changé de « Obligatoire » à « En option », cette tâche s’achève automatiquement si elle n’a pas été achevée à la date prévue. Au lieu d’être affichée en tant que tâche en retard rouge dans la liste des tâches, elle passe automatiquement dans la catégorie « Expirée » et sera supprimée après 90 jours.
  Conseil : Une tâche doit être définie sur « En option » si elle n’est plus utile après la date définie – ou si vous pouvez simplement attendre que la tâche soit répétée dans le cas des tâches récurrentes. Ceci évite que les tâches ne s’accumulent inutilement étant en retard.
• Tâches sans date : Si vous définissez une tâche sur « Sans date », la tâche ne sera plus affichée dans la liste « Ouverte », mais dans sa propre catégorie « Sans date ». La tâche n’est jamais en retard et n’expire pas. Cela peut se faire à tout moment. Par exemple, si la tâche a une référence client, vous pouvez l’interpréter comme « à compléter lors de la visite suivante ».
• Champs personnalisés : Comme pour les comptes rendus et rendez-vous, les masques de saisie des tâches peuvent être étendus de 100 champs personnalisés pour répondre à vos besoins. Comme d’habitude, cette personnalisation peut être faite par vous ou votre administrateur dans les options sous « Champs personnalisés -> Tâches ».
• Comptes rendus pour les tâches achevées : Le comportement des comptes rendus pour les tâches achevées, spécifiquement si elles peuvent ou non être créés, est analogue à celui des comptes rendus de visite. Vous ou votre administrateur pouvez configurer cela dans les options sous « Reporting -> Comptes rendus pour tâches ».

Tâches sur la page détails du client

S’il reste encore des tâches à achever pour un client, celles-ci sont également affichées directement dans la page détails du client dans la nouvelle section « Tâches ». Vous pouvez les éditer, effacer ou achever en cliquant dessus. Le bouton « Nouvelle tâche » crée une nouvelle tâche, qui est automatiquement liée à ce client.

Tâches dans le calendrier

Si les tâches doivent être achevées un jour donné, cela est indiqué dans le calendrier par le symbole de tâche pour le jour correspondant. Pour afficher toutes les tâches de la journée, cliquez sur l’en-tête du jour. Un menu apparaît avec l’entrée « X Tâches », où X représente le nombre de tâches. Si vous cliquez dessus, les tâches de cette journée seront affichées dans une fenêtre.

Dans le calendrier, cliquez sur l’en-tête du jour, puis sélectionnez « Nouvelle tâche » pour créer une tâche pour ce jour.

Tâches dans le plan de visites

S’il y a des tâches à effectuer le jour affiché, une ligne d’information jaune s’affiche en haut du plan de visites. Cliquez dessus pour voir la liste des tâches du jour.

Notes techniques sur les tâches

• Les tâches n’ont aucune influence sur la planification automatique des visites dans portatour®. Cela signifie que les tâches sont traitées séparément des propositions de visite, des rendez-vous, des inscriptions, des périodes de blocage, de la date de la dernière visite ou de l’intervalle de visite d’un client.
• Les utilisateurs peuvent enregistrer jusqu’à 3 000 tâches dans portatour®. Les tâches récurrentes sont créées de la même manière que les rendez-vous pour un an à l’avance.
• L’importation et l’exportation de tâches est possible comme pour les rendez-vous ou les comptes rendus, via l’interface utilisateur (Options -> Importer données ou Exporter données), et via l’API.
• L’exportation des tâches est également disponible via l’interface OData Excel.
• Si vous transférez des clients entre comptes utilisateurs via l’interface utilisateur, les tâches associées sont également transférées en option. Lors de l’importation de clients via API, le nouveau paramètre « transferIncludesTasks » doit être ajouté pour le transfert automatique des tâches.
• Pour les comptes entreprise (deux licences utilisateur ou plus), vous pouvez spécifier dans les options sous « Autorisations » si les tâches peuvent être supprimées.
• La gestion des tâches n’est pas disponible en mode hors ligne de portatour®.
• La gestion des tâches n’est actuellement pas disponible si vous utilisez portatour® Anywhere avec Salesforce ou Dynamics CRM.