Cela vous est-il déjà arrivé ? Vous souhaitez informer un client d’un rendez-vous à venir ou transmettre rapidement un rapport au service interne après une visite client. Jusqu’à présent, ces deux actions nécessitaient de passer par votre programme de messagerie externe.

Désormais, vous effectuez les deux directement dans portatour® grâce aux nouvelles fonctionnalités : Envoyer une notification de rendez-vous par e-mail et Envoyer le compte rendu par e-mail. Le tout via votre compte e-mail Microsoft existant.

Configurer les fournisseurs d’envoi d’e-mails

Pour utiliser les nouvelles fonctionnalités, configurez d’abord un fournisseur d’envoi d’e-mails dans portatour®. Procédez comme suit :

1. Accédez aux Options depuis le menu principal.
2. Cliquez sur Fournisseurs d’envoi d’e-mail > Ajouter.
3. Cliquez sur Connectez-vous avec Microsoft.
4. Connectez-vous avec les identifiants du compte concerné.
5. Autorisez l’envoi d’e-mails via votre compte. Si l’accès est bloqué par votre organisation, contactez votre administrateur informatique.
   Remarque : portatour® a exclusivement besoin de l’autorisation d’envoyer des e-mails, sans avoir accès à vos boîtes de réception.
6. Une fenêtre s’ouvre pour enregistrer le fournisseur d’envoi d’e-mails.
   

7. Cliquez sur Enregistrer.
8. Vous recevez un e-mail de test envoyé par portatour® via le fournisseur configuré.

Remarque : un fournisseur d’envoi d’e-mail peut uniquement être configuré par l’utilisateur lui-même, car cela nécessite ses autorisations individuelles auprès de Microsoft.

Envoyer une notification de rendez-vous par e-mail

Avec la nouvelle fonction Envoyer une notification de rendez-vous par e-mail, vous envoyez directement depuis portatour® une annonce de rendez-vous par e-mail à vos clients. Pour cela, procédez comme suit :

1. Choisissez Envoyer une notification de rendez-vous par e-mail, par clic droit sur un rendez-vous à venir dans le calendrier ou le plan de visites, ou sur la page de détail du rendez-vous sous Actions.
2. Vérifiez ou complétez À, Cc, Cci, Objet et Contenu. Le champ À est rempli automatiquement s’il y a qu’une seule adresse e-mail enregistrée pour le rendez-vous ou dans la fiche client. Si plusieurs adresses sont disponibles, elles apparaissent comme suggestions de sélection.
3. Cliquez sur Envoyer.

Les rendez-vous annoncés sont signalés par une icône d’annonce dans toutes les vues (calendrier, liste des rendez-vous, plan de visites). Ces informations sont également disponibles dans la recherche avancée et dans les exports. Si vous déplacez ou modifiez de tels rendez-vous, une remarque vous indique que les destinataires ne seront pas automatiquement informés à nouveau.

Remarques :

• Le fichier ICS joint en option sert à ajouter le rendez-vous au calendrier du destinataire. Il s’agit d’une simple information, et non d’une invitation avec possibilité de réponse.
• Pour éviter d’effectuer toujours les mêmes adaptations, utilisez Enregistrer Cc, Cci, Objet et Contenu (sans texte en gras) comme paramètres par défaut.

Envoyer le compte rendu par e-mail

Avec la nouvelle fonctionnalité Envoyer le compte rendu par e-mail, vous envoyez un compte rendu directement depuis portatour® aux destinataires de votre choix. Procédez comme suit :

1. Soit vous sélectionnez Envoyer le compte rendu par e-mail dans la page détails du client dans la rubrique Dernier compte rendu, soit par clic droit sur un rapport dans la liste des rapports, ou via Envoyer par e-mail dans le rapport ouvert.
2. Saisissez les destinataires souhaités sous À. Les adresses récemment utilisées sont affichées comme suggestions. En plus de À, Cc et Cci sont également disponibles.
3. Cliquez sur Envoyer.

Remarques :

• L’e-mail contient les champs remplis du compte rendu. Assurez-vous que les destinataires sont autorisés à recevoir ces données.
• Cliquez sur Afficher l’aperçu de l’e-mail pour vérifier le contenu de l’e-mail avant l’envoi.
• Rédigez une introduction si vous souhaitez communiquer au destinataire des informations supplémentaires sur le rapport. Celle-ci sera insérée dans l’e-mail au dessus du contenu du rapport.
• Si le rapport contient des fichiers externes, ceux-ci sont envoyés par défaut en pièce jointe si la taille totale est inférieure à 20 Mo. Désactivez Joindre des fichiers externes si vous ne souhaitez pas envoyer ces fichiers.

Autres remarques sur l’envoi d’e-mails

• Tous les e-mails envoyés sont déposés par le fournisseur d’e-mails dans les éléments envoyés.
• Les administrateurs et les superviseurs peuvent également utiliser Envoyer une notification de rendez-vous par e-mail et Envoyer le compte rendu par e-mail dans l’espace de travail d’autres utilisateurs, à condition d’avoir configuré leur propre fournisseur. Les e-mails sont toujours envoyés via leur propre fournisseur. Dans le cas de Envoyer une notification de rendez-vous par e-mail, vous recevez initialement un texte d’introduction adapté. La valeur par défaut enregistrée s’applique à chaque espace de travail.
• Plusieurs fournisseurs d’envoi d’e-mails peuvent être configurés simultanément. Lors de l’envoi, vous sélectionnez alors le fournisseur via lequel l’e-mail doit être envoyé.
• Les fonctions Envoyer une notification de rendez-vous par e-mail et Envoyer le compte rendu par e-mail ne sont pas disponibles lorsque portatour® est connecté à Dynamics CRM comme système de source de données.

Jusqu’à présent, l’envoi automatique ne pouvait être configuré que pour les rapports portatour® pour les utilisateurs et uniquement par saisie manuelle d’adresses e-mail. Nouveautés disponibles dès maintenant :

• Les rapports portatour® de l’organisation et pour les groupes d’utilisateurs peuvent désormais également être envoyés automatiquement.
• La sélection des destinataires peut aussi s’effectuer automatiquement sur la base des niveaux d’autorisation de la gestion des utilisateurs, en utilisant les adresses e-mail enregistrées pour les utilisateurs.
• Vous déterminez vous-même le jour et la fenêtre horaire de l’envoi.

Tous les paramètres relatifs au rapport portatour® sont désormais regroupés dans la section dédiée Rapports portatour® des options.

Configurer le standard d’organisation pour l’envoi des rapports

Cette nouveauté concerne les administrateurs et les superviseurs des comptes entreprise avec au moins deux utilisateurs.

Pour configurer l’envoi des rapports à l’échelle de l’organisation, procédez comme suit :

1. Allez dans Espace de travail Organisation et cliquez sur l’onglet des options.
2. Cliquez sur Envoi périodique du rapport par e-mail.
3. Sous Fenêtre horaire d’envoi, définissez la période de temps de l’envoi des rapports.
4. Configurez le plan d’envoi pour Rapport portatour® pour les utilisateurs, Rapport portatour® pour groupe d’utilisateurs et Rapport portatour® de l’organisation. Pour chaque groupe de destinataires, sélectionnez : Non, Quotidiennement ou Chaque semaine: le jour de la semaine voulus.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarques :

• Les adresses e-mail existantes de E-mail quotidien à et E-mail hebdomadaire (le dimanche) à ont été automatiquement reprises dans les Destinataires e-mail additionnels correspondants. L’envoi des rapports continue de fonctionner comme auparavant.
• Cette fonctionnalité n’est pas encore disponible lorsque Dynamics CRM est utilisé comme système source de données pour portatour®.

Adapter l’envoi périodique des rapports pour les utilisateurs

Pour adapter l’envoi des rapports pour les utilisateurs disposant de leur propre plan de visites, procédez comme suit :

1. Allez dans l’onglet Options.
2. Cliquez sur Envoi périodique du rapport par e-mail.
3. Sous Envoi du rapport portatour® à l’utilisateur , vous pouvez remplacer le standard d’organisation pour certains paramètres et définir si votre rapport est envoyé à vous-même, aux superviseurs associés et/ou à tous les administrateurs.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarques :

• Les adresses e-mail existantes de E-mail quotidien à et E-mail hebdomadaire (le dimanche) à ont été automatiquement reprises dans les Destinataires e-mail additionnels correspondants. L’envoi des rapports continue de fonctionner comme auparavant.
• Pour les licences individuels, les paramètres des superviseurs et des administrateurs ne peuvent pas être saisis.
• Lorsque portatour® est connecté à Dynamics CRM comme système source de données, seuls les destinataires e-mail additionnels peuvent être saisis.
• Pour les administrateurs : avec la nouvelle autorisation Configurer le rapport portatour®, vous définissez avec quels niveaux d’autorisation l’envoi périodique du rapport peut être adapté. L’autorisation est initialement définie sur la même valeur que l’autorisation existante Changer configurations du reporting:

En tant qu’administrateur et superviseur, vous disposez de paramètres de réception dans votre espace de travail personnel. Vous pouvez y définir pour vous-même, indépendamment du standard d’organisation, quels rapports vous sont envoyés. Procédez comme suit :

1. Allez dans votre espace de travail personnel puis Options.
2. Cliquez sur Envoi périodique du rapport par e-mail.
3. Sous Paramètres de réception, définissez quels rapports vous sont envoyés et à quel moment.

Remarque : Cette fonctionnalité n’est pas encore disponible lorsque Dynamics CRM est utilisé comme système source de données pour portatour®.

Nouveaux types de comptes rendus pour «Appel» et «Appel en place de visite»

Jusqu’à présent, les trois options « Appel en place de visite », « Appel » et « Autre compte rendu» généraient toutes un compte rendu de type : « Autre ». Désormais, chacune de ces trois options dispose de son propre type de compte rendu. Cela vous permet d’adapter la configuration des champs personnalisés pour chaque situation.

Les nouveaux types de compte rendu sont également disponibles lors de l’import, de l’export et de la recherche avancée. Assurez-vous de mettre à jour vos exports automatisés et connecteurs (API, OData) et leurs traitements associés, le cas échéant.

Remarque : Cette fonctionnalité n’est pas encore disponible lorsque Dynamics CRM est utilisé comme système source de données pour portatour®.

Statut de planification et niveau d’échéance des clients visités dans le rapport portatour®

Le rapport portatour® est enrichi d’informations supplémentaires sur le statut des visites réalisées. Dans la section « comptes rendus de visite », un nouvel onglet nommé « Statut de planification et niveau d’échéance » est désormais affiché. Ils contient des colonnes indiquant si les clients figuraient dans le plan de visites au moment où les comptes rendus ont été saisis, et quelle était leur échéance à ce moment-là.

Ces nouvelles colonnes sont également disponibles via l’export des comptes rendus.

Une nouvelle section « Statut de planification et échéance des clients visités au cours des 90 derniers jours » a été ajoutée. Vous y verrez des statistiques basées sur ces valeurs. Ces informations vous aident entre autres à analyser l’adhésion au plan de visites.

Attention : les données sous-jacentes sont déterminées et figées lors de la génération du compte rendu. Les modifications ultérieures apportées aux comptes rendus de visite n’auront aucun effet. Les comptes rendus saisis en retard peuvent fausser les statistiques.

La section « Clients actuellement en retard » indique désormais si une visite est prévue pour ces clients dans le plan de visites et à quelle date.

Remarque : Cette fonctionnalité n’est pas encore disponible lorsque Dynamics CRM est utilisé comme système source de données pour portatour®.

Saisie externe des comptes rendus

Votre entreprise utilise-t-elle un autre système pour enregistrer les comptes rendus de visite ? portatour® permet désormais une intégration fluide. Lorsqu’un utilisateur clique sur «Visité maintenant » ou « Visité en vain » chez un client, portatour® ouvre l’URL externe que vous avez configurée. Cela vous permet d’accéder directement à la fiche client ou au formulaire de saisie souhaité dans votre système externe. Ces URL externes s’ouvrent en complément des actions de saisie des rapports.

Voici comment activer cette fonctionnalité pour l’ensemble de votre organisation en tant qu’administrateur :

1. Allez dans Espace de travail Organisation puis Options.
2. Cliquez sur « Reporting ».
3. Réglez « Création de comptes rendus en externe » sur « Paramétrer la saisie externe ».
   
4. À l’option « Pour les clients », cliquez sur « Paramétrer ».
5. Saisissez l’URL externe qui doit s’ouvrir quand vous cliquez sur « Visité maintenant ».
   
6. Vous pouvez optionnellement ajouter des variables de substitution que portatour® remplacera par les valeurs réelles correspondantes lors de l’ouverture de l’URL.

Ce paramétrage peut être personnalisée par utilisateur si nécessaire. La nouvelle autorisation « Changer les paramètres de saisie des comptes rendus externes » détermine le niveau d’autorisation nécessaire pour effectuer cette opération.

Remarque : Cette fonctionnalité n’est pas encore disponible lorsque Dynamics CRM est utilisé comme système source de données pour portatour®.