Nouveaux types de comptes rendus pour «Appel» et «Appel en place de visite»

Jusqu’à présent, les trois options « Appel en place de visite », « Appel » et « Autre compte rendu» généraient toutes un compte rendu de type : « Autre ». Désormais, chacune de ces trois options dispose de son propre type de compte rendu. Cela vous permet d’adapter la configuration des champs personnalisés pour chaque situation.

Les nouveaux types de compte rendu sont également disponibles lors de l’import, de l’export et de la recherche avancée. Assurez-vous de mettre à jour vos exports automatisés et connecteurs (API, OData) et leurs traitements associés, le cas échéant.

Remarque : Cette fonctionnalité n’est pas encore disponible lorsque Dynamics CRM est utilisé comme système source de données pour portatour®.

Statut de planification et niveau d’échéance des clients visités dans le rapport portatour®

Le rapport portatour® est enrichi d’informations supplémentaires sur le statut des visites réalisées. Dans la section « comptes rendus de visite », un nouvel onglet nommé « Statut de planification et niveau d’échéance » est désormais affiché. Ils contient des colonnes indiquant si les clients figuraient dans le plan de visites au moment où les comptes rendus ont été saisis, et quelle était leur échéance à ce moment-là.

Ces nouvelles colonnes sont également disponibles via l’export des comptes rendus.

Une nouvelle section « Statut de planification et échéance des clients visités au cours des 90 derniers jours » a été ajoutée. Vous y verrez des statistiques basées sur ces valeurs. Ces informations vous aident entre autres à analyser l’adhésion au plan de visites.

Attention : les données sous-jacentes sont déterminées et figées lors de la génération du compte rendu. Les modifications ultérieures apportées aux comptes rendus de visite n’auront aucun effet. Les comptes rendus saisis en retard peuvent fausser les statistiques.

La section « Clients actuellement en retard » indique désormais si une visite est prévue pour ces clients dans le plan de visites et à quelle date.

Remarque : Cette fonctionnalité n’est pas encore disponible lorsque Dynamics CRM est utilisé comme système source de données pour portatour®.

Saisie externe des comptes rendus

Votre entreprise utilise-t-elle un autre système pour enregistrer les comptes rendus de visite ? portatour® permet désormais une intégration fluide. Lorsqu’un utilisateur clique sur «Visité maintenant » ou « Visité en vain » chez un client, portatour® ouvre l’URL externe que vous avez configurée. Cela vous permet d’accéder directement à la fiche client ou au formulaire de saisie souhaité dans votre système externe. Ces URL externes s’ouvrent en complément des actions de saisie des rapports.

Voici comment activer cette fonctionnalité pour l’ensemble de votre organisation en tant qu’administrateur :

1. Allez dans Espace de travail Organisation puis Options.
2. Cliquez sur « Reporting ».
3. Réglez « Création de comptes rendus en externe » sur « Paramétrer la saisie externe ».
   
4. À l’option « Pour les clients », cliquez sur « Paramétrer ».
5. Saisissez l’URL externe qui doit s’ouvrir quand vous cliquez sur « Visité maintenant ».
   
6. Vous pouvez optionnellement ajouter des variables de substitution que portatour® remplacera par les valeurs réelles correspondantes lors de l’ouverture de l’URL.

Ce paramétrage peut être personnalisée par utilisateur si nécessaire. La nouvelle autorisation « Changer les paramètres de saisie des comptes rendus externes » détermine le niveau d’autorisation nécessaire pour effectuer cette opération.

Remarque : Cette fonctionnalité n’est pas encore disponible lorsque Dynamics CRM est utilisé comme système source de données pour portatour®.

Cette nouveauté concerne les administrateurs et les superviseurs des comptes entreprise disposant de la sectorisation.

Il arrive que seuls certains commerciaux terrain puissent s’occuper de clients spécifiques. Cela peut être dû à des besoins spécifiques, comme la maîtrise de certaines compétences techniques, une expertise sectorielle ou un niveau d’expérience requis.

portatour® prend désormais en compte ce besoin nativement pour la sectorisation via la nouvelle fonctionnalité « Compétences pour l’affectation des secteurs ». Cette fonctionnalité assure que chaque client soit affecté à un utilisateur disposant de toutes les compétences nécessaires pour assurer un accompagnement de qualité.

Voici la marche à suivre :

1. Activer et définir les qualifications à l’échelle de l’organisation
2. Attribuer les compétences validées aux utilisateurs
3. Renseigner les compétences requises pour les clients
4. Optimiser la sectorisation avec les compétences

Activer et définir les compétences à l’échelle de l’organisation

1. Allez dans Espace de travail Organisation puis Options.
2. Cliquez sur « Compétences pour l’affectation des secteurs« .
3. Sélectionnez « Compétences activées« .
4. Saisissez, ligne par ligne, jusqu’à un maximum de 20 compétences pour votre entreprise. Si vous souhaitez attribuer vous-même une clé à chaque compétence, procédez de manière similaire à la création de champs personnalisés de types sélection et de sélection multiple.
5. Cliquez sur « enregistrer« .
   

Attribuer les compétences validées aux utilisateurs

3. Ouvrez la page de profil d’un utilisateur.
4. Cliquez sur le crayon de la section « Compétences validées« .
5. Sélectionnez les compétences validées
6. Cliquez sur « enregistrer« .
   

Vous avez également la possibilité de modifier les compétences acquises pour plusieurs utilisateurs via la modification en masse ou de les définir par import. La modification en masse vous permet non seulement de remplacer toutes les qualifications, mais aussi d’ajouter ou supprimer des qualifications individuelles.

Dans l’espace de travail Organisation, puis « Options > Autorisations », l’autorisation « Changer les compétences requises pour l’affectation des secteurs » vous permet de définir si ces modifications peuvent être effectuées uniquement par les administrateurs ou également par les superviseurs.

La recherche avancée des utilisateurs intègre désormais le filtre « Compétences validées ».

Renseigner les compétences requises pour les clients

Comme pour les utilisateurs, vous attribuez les compétences requises aux clients via la modification individuelle, la modification en masse ou l’import.

Dans l’espace de travail Organisation puis « Options > Autorisations », utilisez l’autorisation « Changer les compétences requises pour l’affectation des secteurs » si ces modifications peuvent être effectuées uniquement par les administrateurs, les superviseurs ou également par les utilisateurs.

Optimiser la sectorisation avec les compétences

Analyse de la situation initiale

La nouvelle colonne « Clients avec compétences non validées » indique le nombre de clients pour lesquels les compétences requises ne sont pas satisfaites par l’utilisateur leur étant actuellement affecté. Si toutes les compétences de tous les clients sont satisfaites, cette colonne reste masquée.

La carte propose désormais l’option de coloration « Couleur: Compétences requises », qui colore les clients en fonction de leurs compétences requises . Cela vous permet d’identifier d’un seul coup d’œil la concentration et la répartition géographique des besoins en compétences.

Le nouveau filtre « Avec des compétences non validées« , permet d’afficher uniquement les clients pour lesquels les compétences requises ne sont pas satisfaites par l’utilisateur actuellement affecté.

Lancer l’optimisation

Lors de l’optimisation, portatour® attribue les clients uniquement aux utilisateurs qui disposent de toutes les compétences nécessaires.

Dans l’aperçu du résultat de l’optimisation, la diminution du nombre de clients dont les compétences ne sont pas validées est affichée, le cas échéant.

Pour une analyse approfondie, vous disposez dans le tableau détaillé et sur la carte des mêmes fonctionnalités que dans la situation initiale.

Remarque : Si vous souhaitez délibérément effectuer l’optimisation sans tenir compte des compétences, réglez « Paramètres d’optimisation > Général > Compétences pour l’affectation des secteurs » sur « Ignorer ».

Simulation de scénarios avec les ajustements manuels

Si vous souhaitez tester différents scénarios sans toucher aux données sources, utilisez les ajustements manuels. Les ajustements manuels vous permettent de modifier de manière ciblée les compétences requises pour les clients et les compétences validées par les utilisateurs.

Remarque : Les compétences pour l’affectation des secteurs ne sont pas encore disponibles lorsque Dynamics CRM est utilisé comme système source de données pour portatour®.

Vous est-il déjà arrivé que des rendez-vous « flexibles durant la journée » ne soient pas intégrés à votre plan de visites parce qu’ils ne pouvaient pas tous être réalisés dans vos horaires de travail ?

Grâce à l’amélioration déployée aujourd’hui, cela appartient désormais au passé.

Désormais, les horaires de travail seront prolongés dynamiquement, si cela s’avère absolument nécessaire pour planifier les rendez-vous «  flexibles durant la journée ». Les horaires d’ouverture des clients continueront d’être pris en compte, dans la mesure où ils sont renseignés pour le jour concerné.