Gebietsoptimierung: Gewünschte Kundenanzahl pro Gebiet als Optimierungsvorgabe

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren von Firmenzugängen mit aktivierter Gebietsoptimierung.

Wenn Sie möchten, dass Gebiete nach der Optimierung möglichst eine bestimmte Anzahl an Kunden haben sollen, dann können Sie dies nun wie folgt angeben:

  1. Starten Sie eine neue Gebietsoptimierung.
  2. Wechseln Sie auf die Seite „Optimierungsvorgaben > Pro Gebiet“.
  3. Möchten Sie für alle Gebiete die Kundenanzahl vorgeben, dann klicken Sie in der Kopfzeile bei „Kunden Anzahl“ auf den Stift. Wenn sie nur für ein bestimmtes Gebiet die Kundenanzahl vorgeben möchten, dann klicken Sie in der jeweiligen Zeile auf den Stift.
  4. Legen Sie den gewünschte Wertebereich für die Anzahl an Kunden fest und klicken Sie „Übernehmen“.
  5. Klicken Sie „Optimierung starten“.

Großes Oktober 2023 Update

Nach intensiver Entwicklungszeit haben wir heute ein großes Update von portatour® veröffentlicht. Um Details zu den Neuerungen zu lesen, scrollen Sie einfach nach unten oder nutzen Sie folgende Links:

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit den neuen Funktionen und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com .

Zusammenführen von zwei Kundendatensätzen

Vielleicht kennen Sie das Problem, dass ein und derselbe Kunde zweimal in portatour® Anywhere existiert?

Eine häufige Ursache ist, dass der Kunde zuerst manuell in portatour® erstellt wurde, weil er zu Beginn „nur“ ein Interessent war. Mit der Erstbestellung wird der Kunde auch im ERP-System Ihres Unternehmens angelegt und dann automatisch nach portatour® importiert. Das Ergebnis: Dubletten in portatour®.

Mit der neuen Funktion „Kunde zusammenführen“ werden Sie Dubletten los, ohne Daten zu verlieren. So gehen Sie vor:

  1. Öffnen Sie die Detailansicht eines Kunden, den sie zusammenführen möchten.
  2. Klicken Sie unten auf den Knopf „Aktionen“ > „Kunde zusammenführen“.
  3. Suchen Sie den zweiten Kunden, mit dem Sie zusammenführen möchten.
  4. Sie sehen in einem neuen Fenster eine Gegenüberstellung der Daten beider Kunden.
  5. Wählen Sie in der Zeile „Zielkunde“ aus, welcher der beiden Datensätze bestehen bleiben soll.
  6. Wählen Sie in den weiteren Zeilen jene Daten aus, welche übernommen werden sollen. Bei Textfeldern ist die Kombination beider Texte möglich. Wählen Sie dazu die rechte Spalte „Kombiniert“.
  7. Klicken Sie auf „Zusammenführen“
  8. Die ausgewählten Daten und alle verknüpften Datensätze (Termine, Aufgaben, Berichte und Besuchssperren) werden zum Zielkunden verschoben. Der andere Kunde wird in den Papierkorb verschoben.

Voilà, die Dublette ist entfernt.

Hinweise:

  • Eingeschränkte Berechtigungen:
    • Diese Funktion steht grundsätzlich nur dann zur Verfügung, wenn Sie als Benutzer die Berechtigungen „Kunde > Löschen“ und „Berichte > Historie ändern“ haben.
    • Aufgrund von eingeschränkten Berechtigungen kann bei manchen Felder die Auswahl, von welchem Kunden die Daten übernommen werden sollen, deaktiviert sein. Es werden in solchen Fällen die Daten des Zielkunden übernommen.
  • Wenn nur einer der beiden Datensätze eine externe ID hat, sollte dieser als Zielkunde gewählt werden. Dies ist auch standardmäßig voreingestellt. Die externe ID weist nämlich auf einen (regelmäßigen) Datenimport hin.
  • Standardmäßig werden in der Tabelle nur jene Felder angezeigt, bei denen sich die Daten der beiden Kunden unterscheiden. Für diese Felder versucht portatour®, eine sinnvolle Vorauswahl zu treffen. Gegebenenfalls passen Sie die Auswahl an. Um auch Felder mit gleichen Daten zu sehen, schalten Sie in der Auswahlbox oben von „Mit Konflikt“ auf „Alle“ um.
  • Wenn Sie drei oder mehr Datensätze zu einem einzigen Kunden zusammenführen möchten, führen Sie obigen Vorgang mehrfach durch.
  • Diese Funktion steht nicht zur Verfügung, wenn portatour® mit einem Datenquellsystem (Salesforce, Dynamics CRM, Veeva CRM) verbunden ist. 

Gebietsoptimierungen speichern, laden und freigeben

Bisher konnte portatour® für einen Benutzer immer nur eine einzige Gebietsoptimierung speichern. Diese Einschränkung ist jetzt durch die Möglichkeit des expliziten Speicherns, Ladens und Freigebens von Gebietsoptimierungen aufgehoben.

Mögliche Anwendungsfälle:

  • Sie wollen für mehrere Arbeitsbereiche (z.B. Regionen) zeitgleich Gebietsoptimierungen vorbereiten.
  • Sie möchten für eine Region mehrere Szenarien mit unterschiedlichen Einstellungen berechnen und zum späteren Vergleichen oder Präsentieren abspeichern.
  • Sie möchten eine Gebietsoptimierung anderen Supervisoren zur Kontrolle oder Weiterbearbeitung zur Verfügung stellen.

 

Wie speichere ich eine Gebietsoptimierung?

  1. Klicken Sie in der Fußzeile einer Gebietsoptimierung auf den Knopf „Speichern“.
  2. Wenn Sie eine bestehende gespeicherte Optimierung überschreiben wollen, klicken Sie in der Liste auf den gewünschten Namen.
  3. Wenn Sie die Optimierung unter einer neuen Bezeichnung speichern wollen, klicken Sie auf „Optimierung speichern …“.
  4. Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung und optional eine zusätzliche Notiz ein.
  5. Klicken Sie „Speichern“.

Wie lade ich eine Gebietsoptimierung?

Es stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Wenn Sie über das Hauptmenü die Gebietsoptimierung öffnen, drücken Sie den Knopf „Gespeicherte Optimierungen“. In den folgenden Listen sehen Sie alle Gebietsoptimierungen, die Sie entweder selbst gespeichert haben oder von anderen Benutzern freigegeben wurden. Klicken Sie in der gewünschten Zeile auf „Laden“.
  • Wenn Sie bereits in einer Gebietsoptimierung sind, klicken Sie in der Fußzeile auf „Laden“. Es öffnet sich ein Kontextmenü. Beachten Sie, dass dieses Menü nur gespeicherte Optimierungen enthält, die von Ihnen für den betroffenen Arbeitsbereich gespeichert wurden.

Wie funktioniert die Freigabe von Gebietsoptimierungen für andere Benutzer?

  • Administratoren haben auf alle gespeicherten Optimierungen Zugriff – auch ohne explizite Freigabe.
  • Supervisoren haben nur dann Zugriff, wenn Sie die Lesefreigabe aktivieren. Diese können Sie beim erstmaligen Speichern oder nachträglich über die Verwaltung der gespeicherten Optimierungen aktivieren.
  • Wenn die Lesefreigabe erteilt ist, haben jene Supervisoren Zugriff, die auch Zugriff auf den betroffenen Arbeitsbereich haben.
  • Die Lesefreigabe erlaubt diesen Supervisoren, die gespeicherte Optimierung zu laden, damit weiterzuarbeiten und wiederum als eigene Optimierung zu speichern bzw. freizugeben. Ein Überschreiben oder Löschen Ihrer Version durch diese Supervisoren ist allerdings nicht möglich.

Wie kann ich Gebietsoptimierungen verwalten – d.h. löschen oder deren Eigenschaften bearbeiten?

Öffnen Sie die Verwaltung von gespeicherten Optimierungen, z.B. im Hauptmenü auf „Gebietsoptimierung“ und dann „Gespeicherte Optimierungen“ klicken.

  • Klicken Sie auf das Mistkübel-Symbol, um eine gespeicherte Optimierung zu löschen.
  • Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um die Eigenschaften (Bezeichnung, Notiz, Lesefreigabe) von gespeicherten Optimierungen zu ändern.

Wie kann ich Gebietsoptimierungen kopieren?

  • Wenn Sie eine Kopie im selben Arbeitsbereich erstellen wollen – z.B. um ein alternatives Szenario zu rechnen – laden Sie die Optimierung und speichern Sie diese unter einer anderen Bezeichnung.
  • Um in einem anderen Arbeitsbereich eine neue Optimierung zu starten, welche die Einstellungen einer bereits gespeicherten Optimierung verwendet, öffnen Sie die Verwaltung der gespeicherten Optimierungen und klicken in der gewünschten Zeile auf das Kopieren-Symbol. Im folgenden Dialog wählen Sie den Ziel-Arbeitsbereich und speichern die Kopie dort. Danach laden Sie die Kopie.

Hinweise:

  • Aufgrund der großen Datenmenge sind pro Benutzer und Arbeitsbereich maximal 5 gespeicherte Optimierungen möglich. Löschen Sie nicht mehr benötigte Optimierungen, um wieder Platz zu schaffen.
  • Ebenso aufgrund der großen Datenmenge werden gespeicherte Optimierungen nicht in die Wiederherstellungspunkte von portatour® aufgenommen. Überschreibungen und Löschungen sind somit unwiderruflich.

Gebietsoptimierung: Weitere Verbesserungen

  • Unter „Ausgangslage > Einstellungen > Zeitverlust wenn nicht angetroffen“ legen Sie fest, wieviel Zeitverlust ein Besuch ohne Antreffen des Kunden (siehe Antreffquote) zusätzlich zur Fahrzeit verursacht – z.B. für Parkplatzsuche, Gehweg, Berichterstellung.
  • In den Tabellen sind zusätzliche Spalten durch Klick auf das >> bzw. << Symbol in der Kopfzeile ein- bzw. ausblendbar.
  • In den Tabellen und in der Ergebnisübersicht wird nun zusätzlich zur erwarteten Fahrzeit auch die erwartete Fahrstrecke (pro Woche / Monat / Quartal / Jahr) ausgegeben. Weiters sehen Sie die Auswirkung auf unsere Umwelt, indem das durch Fahrstreckenreduktion eingesparte CO2 berechnet wird.

  • Auf den Landkarten ist die Färbung der Kunden nun auch nach Besuchsintervall und nach benutzerdefinierten Kennzahlen (z.B. Umsatz) möglich.
  • Im Markiermodus sehen Sie auf den Landkarten die Summen der benutzerdefinierten Kennzahlen der markierten Kunden.

Gebietsoptimierung: Benutzerdefinierte Kennzahlen

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren von Firmenzugängen mit aktivierter Gebietsoptimierung.

Seit dem heutigen Update haben Sie die Möglichkeit, die Gebietsoptimierung um benutzerdefinierte Kennzahlen zu erweitern – z.B. Umsatz, Potential oder Anzahl der A-Kunden. Benutzerdefinierte Kennzahlen basieren auf den Daten benutzerdefinierter Felder der Kunden.

Um eine neue Kennzahl hinzuzufügen, wechseln Sie in der „Ausgangslage“ auf „Kennzahlen“ und klicken „Neue Kennzahl hinzufügen“:

Benutzerdefinierte Kennzahlen werden in allen Tabellen als neue Spalten rechts dargestellt:

In den Ergebnistabellen sehen Sie auf einen Blick, welche Auswirkung die geänderte Kundenzuordnung auf die Kennzahlen der jeweiligen Außendienstmitarbeiter hat:

Optional steuern Sie selbst in den Optimierungsvorgaben, in welchen Bandbreiten die Kennzahlen der einzelnen Gebiete nach der automatischen Optimierung liegen sollen. Dadurch kombiniert portatour® bei der Optimierung die Fahrzeitreduktion und den Auslastungsausgleich mit weiteren betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, die Ihnen wichtig sind.

 

Hinweise:

  • Sie können bis zu 10 benutzerdefinierte Kennzahlen erstellen.
  • Beachten Sie, dass Optimierungsvorgaben für diese Kennzahlen den Optimierungsspielraum einschränken und dies zu ineffizienteren Gebieten im Sinne der Fahrzeitreduktion führen kann.
  • Wenn zu Ihren Optimierungsvorgaben keine Gebiete gefunden werden können, erhalten Sie Gebietsvorschläge, bei denen die Vorgaben möglichst weitgehend eingehalten werden. Einzelne Kennzahlen, welche nicht Ihren Vorgaben entsprechen, sind in der Ergebnistabelle rot hinterlegt. Wir empfehlen in diesem Fall, die Anzahl der Vorgaben zu reduzieren oder weniger restriktiv einzustellen.

Wir wünschen Ihnen mit diesen neuen Funktionen viel Erfolg bei der Gebietsoptimierung.

Hinweis: Gebietsoptimierung ist eine Addon-Funktion von portatour®. Wenn Sie daran Interesse haben, kontaktieren Sie uns unter sales@portatour.com für eine unverbindliche Live-Demo oder ein Angebot.

Großes Mai 2023 Update

Nach intensiver Entwicklungszeit haben wir heute ein großes Update von portatour® veröffentlicht. Um Details zu den Neuerungen zu lesen, scrollen Sie einfach nach unten oder nutzen Sie folgende Links:

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit den neuen Funktionen und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com .

Dynamische Felder im Besuchsbericht

Diese Neuigkeit betrifft Firmenzugänge mit mindestens zwei Benutzern.

Haben Sie sich schon einmal gewünscht, dass bei der Erfassung von Besuchsberichten für verschiedene Kunden unterschiedliche Felder abgefragt werden? Beispielsweise könnte die Branche des Kunden, die ABC-Klassifizierung oder die geografische Region eine Rolle dabei spielen, welche Daten während des Besuchs erfasst werden sollen.

Mit portatour® ist dies nun möglich.

So gehen Sie als Administrator bei der Einrichtung einer neuen dynamischen Feldgruppe vor:

  1. Erstellen Sie auf der Kundenliste mithilfe der erweiterten Suche einen Filter, welcher jene Kunden enthält, für die bestimmte Felder bei der Berichtseingabe angezeigt werden sollen.
  2. Prüfen Sie exemplarisch, ob die in der Liste angezeigten Kunden die gewünschten sind.
  3. Speichern Sie diese Suche firmenweit.
  4. Öffnen Sie in den Firmenoptionen die Verwaltung der benutzerdefinierten Felder der Berichte.
  5. Erstellen Sie eine neue Feldgruppe.
  6. Setzen Sie „Für alle Kunden zeigen“ auf „Nein“.
  7. Wählen Sie unter „Nur zeigen bei“ die zuvor erstellte gespeicherte Suche aus.
  8. Erstellen Sie die Felder innerhalb dieser Feldgruppe.
  9. Speichern Sie.

Die Änderung wird sofort für alle Benutzer aktiv: Wenn ein Kunde zum Zeitpunkt der Berichtseingabe dem Filter der gespeicherten Suche entspricht, wird die dynamische Feldgruppe im Bericht angezeigt. Andernfalls ist diese nicht sichtbar.

Hinweise zu dynamischen Feldgruppen:

  • Wenn bei einem Bericht Felder von dynamischen Feldgruppen ausgefüllt werden, bleiben diese Eingaben jedenfalls im Bericht erhalten, auch wenn der zugehörige Kunde später nicht mehr dem Filter entspricht.
  • Dynamische Felder funktionieren auch im Offline-Modus. Die Erkennung, ob ein Kunde dem Filter entspricht, basiert auf den heruntergeladenen Kundendaten auf dem Gerät.
  • Bei der Konfiguration der Feldgruppe können mehrere gespeicherte Suchen gleichzeitig ausgewählt werden. Die dynamische Feldgruppe wird dann angezeigt, wenn der Kunde zumindest in einer der ausgewählten Suchen enthalten ist.
  • Gespeicherte Suchen, die für Feldgruppen verwendet werden, können weder gelöscht noch umbenannt werden. Wählen Sie den Namen daher mit Bedacht. Eine Änderung der Filterkriterien der gespeicherten Suche ist mittels Überschreibens allerdings jederzeit möglich.
  • Wenn Sie Pflichtfelder in dynamischen Feldgruppen erstellen, ist die Befüllung dieser Felder durch den Benutzer nur dann notwendig, wenn die dynamische Feldgruppe tatsächlich angezeigt wird.
  • Bei Berichten, die keinen Kundenbezug haben, werden dynamische Feldgruppen immer angezeigt.

Besuchsintervall direkt im Besuchsbericht änderbar

Ändern Sie oft nach einem Kundenbesuch das Besuchsintervall, um die Tage bis zum nächsten Besuch neu festzulegen? Dann werden Sie von folgender Neuerung profitieren.

Stellen Sie in den Optionen unter Berichtswesen die Einstellung „Besuchsintervall“ auf „Im Besuchsbericht anpassbar“ um.

Direkt bei der Eingabe von neuen Besuchsberichten haben Sie dann im Abschnitt „Nächster Besuch“ die Möglichkeit zur Bearbeitung des Besuchsintervalls des Kunden.

Beachten Sie, dass die Änderung des Besuchsintervalls dauerhaft in den Planungsparametern des Kunden hinterlegt wird, bis Sie das Intervall wieder ändern – z.B. beim nächsten Besuch. Die Änderung im Besuchsbericht ist somit mit der Bearbeitung der Planungsparameter des Kunden gleichzusetzen.

Zu beachten:

  • Bei Firmenzugängen kann diese Funktion durch den Administrator eingeschränkt sein. Dies ist der Fall, wenn Benutzer nicht die Berechtigung zum Ändern von Planungsparametern der Kunden oder keine Berechtigung zum Ändern von Berichtseinstellungen haben.
  • Als Administrator können Sie in den firmenweiten Optionen den Firmenstandard für obengenannte Einstellungen für das Berichtswesen anpassen.
  • Das Besuchsintervall kann nur bei Berichten geändert werden, bei deren Anlage das letzte Besuchsdatum des Kunden aktualisiert wird – d.h. „Besuch“ und „Telefonat statt Besuch“.

Kompletten Berichtstext in Berichtsliste und Kundenliste anzeigen

Wenn Sie die Berichtsliste oder Kundenliste auf einem Gerät mit größerem Bildschirm ansehen (z.B. Tablet oder PC), sehen Sie in der rechten Spalte den Berichtstext – maximal jedoch zwei Zeilen hoch.

Wollen Sie gerne den kompletten Berichtstext sehen, dann stellen Sie in den Optionen unter Programmeinstellungen unter „Kundenliste“ bzw. „Berichtsliste“ auf „Bericht vollständig“ bzw. „Bericht vollständig (kompakt)“ um.

Hinweise:

  • Bei der kompakten Darstellung werden Zeilenumbrüche entfernt.
  • Diese Programmeinstellung kann jeder Benutzer individuell für sich treffen.