Misez sur une planification innovante de vos secteurs !

Le logiciel de sectorisation doit savoir exactement où se trouvent vos clients sur la carte. C'est la seule façon de permettre une planification précise. En se limitant uniquement à l'examen des codes postaux, l'imprécision peut atteindre rapidement 15 minutes de temps de trajet - et cela par client.

portatour^® convertit automatiquement les adresses en coordonnées géographiques sans coûts supplémentaires. Cela se fait à une vitesse pouvant atteindre 100 000 adresses par minute, et ce, même en présence d'erreurs de saisie dans les adresses.

Le réseau routier a une influence significative sur les temps de trajet vers les clients. Si une adresse est située à 10 kilomètres à vol d'oiseau, elle peut être atteinte en 10 minutes dans les zones rurales. En revanche, dans une grande ville, le trajet peut durer plus d'une heure. Des éléments tels que les rivières, les lacs et les montagnes, qui nécessitent des détours importants, ont des effets similaires. L'utilisation de distances à vol d'oiseau au lieu du réseau routier réel peut entraîner des résultats de calcul erronés. portatour^® calcule toujours avec des distances réelles, en tenant compte des vitesses historiques de circulation pour chaque tronçon de route, afin d'obtenir des résultats aussi précis que possible.

La fréquence de visite d'un client a une incidence significative sur les temps de trajet nécessaires. Si vous visitez un client chaque semaine plutôt que chaque mois, cela représente globalement plus de temps passé en voiture et plus de temps en face à face pour ce client. De plus, il est important de prendre en compte la présence éventuelle de clients voisins avec un intervalle de visite "compatible", permettant ainsi de les visiter ensemble lors d'une tournée quotidienne. La différence d'efficacité est perceptible entre parcourir 50 kilomètres pour un seul rendez-vous et pouvoir en visiter 5 autres clients en chemin.

Si les clients ont des horaires d'ouverture très restreints, par exemple pour les cabinets médicaux, cela a des répercussions sur les temps de trajet nécessaires pour couvrir le secteur. Il peut alors arriver régulièrement que deux clients géographiquement proches ne puissent pas être visités lors de la même tournée quotidienne s'ils ne sont pas ouverts le même jour.

La durée des visites a un impact significatif sur le nombre de visites clients pouvant être réalisées chaque jour. Avec moins de visites par jour, les déplacements quotidiens vers et depuis le secteur ont une plus grande influence sur le temps de conduite total dans la région concernée. En revanche, avec un nombre quotidien de visites plus élevé, l'accent est davantage mis sur les temps de conduite entre les visites de clients. portatour^® prend en compte individuellement la durée de chaque visite client.

Plus la durée quotidienne de travail est courte, plus les clients éloignés ont un impact négatif. Sur une journée de travail de 8 heures, un total de 3 heures de trajet peut encore être acceptable, car il reste 5 heures en face à face avec les clients. Cependant, si la journée de travail est réduite à 4 heures, les mêmes 3 heures de trajet ne sont plus acceptables, car il reste très de temps pour les clients. Lors de l'optimisation, portatour^® prend en compte les horaires de travail pour chaque jour de la semaine de manière différenciée, y compris les temps de pause.

Le fait de passer de dormir à l'extérieur a une énorme incidence sur les temps de conduite totaux dans des secteurs géographiquement étendus. Par exemple, une nuitée à l'hôtel peut économiser jusqu'à 4 heures de temps de conduite pour les déplacements aller-retour, qui peuvent alors être consacrées à des visites clients. Si cette information est ignorée par le logiciel de planification de tournée, les résultats de la sectorisation peuvent être inutilisables. portatour^® propose une série de paramètres pour gérer les nuitées à l'extérieur de chaque collaborateur, prenant en compte des éléments tels que la distance minimale du lieu de nuitée par rapport au lieu de résidence, le nombre maximal de nuitées consécutives et les jours de la semaine ou les nuitées sont autorisées. Chacun de ces paramètres a une influence significative sur l'optimisation.

Le représentant commercial effectue ses visites clients en réalisant des tournées quotidiennes individuelles. Plus la planification stratégique des secteurs prend en compte les exigences et les variables du quotidien réel des tournées, plus ces tournées peuvent être effectuées de manière efficiente dans le cadre du travail de terrain journalier. portatour^® dispose de la compréhension nécessaire des tournées grâce à un géocodage précis, à des itinéraires réels, aux intervalles de visite, aux horaires d'ouverture des clients, aux durées de visite, aux horaires de travail et au réglage des nuitées en déplacement.

Lors des visites client, il n'est pas garanti que l'interlocuteur recherché soit présent ou qu'il ait du temps pour une visite, surtout lorsque la visite n'a pas été préalablement annoncée par une prise de rendez-vous. C'est pourquoi le taux de succès des visites doit impérativement être pris en compte lors de l'optimisation, car plus ce taux est bas, plus la part du temps de déplacement et la charge de travail sont élevées. Du fait des visites blanches certains clients doivent être visités plusieurs fois pour que la visite soit réellement réalisée. Avec portatour^®, le taux de succès des visites est paramétrable et est appliqué aux tournées simulées, ce qui conduit à des résultats réalistes.

Chaque année, jusqu'à 15 % du réseau routier est modifié. De nouvelles routes, ponts et tunnels sont inaugurés, des limitations de vitesse changent, des rues passent en sens unique, ... . Ces changements ont un impact sur les temps de déplacement des itinérants. L'absence de mises à jour régulières des cartes entraîne une estimation imprécise de la charge de travail réelle et les optimisations de la sectorisation y perdent en qualité. Avec portatour^®, les cartes routières, y compris les données de trafic, sont mises à jour automatiquement chaque trimestre, sans coût supplémentaire pour les utilisateurs.

Pour une installation locale, vous dépendez des moyens et de la disponibilités de votre service informatique, car des ressources doivent être allouées à l'installation. Plus il y a de personnes devant utiliser le logiciel de planification de territoire, plus ces efforts sont importants. Avec portatour^®, aucune installation n'est nécessaire - un simple navigateur web suffit.

Les logiciels traditionnels de sectorisation sont des programmes Windows qui ne fonctionnent que sur des PC Windows. Les personnes qui utilisent des Macs ou des tablettes sont exclues de leur utilisation. portatour^® n'a pas ces limitations. Vous pouvez accéder et utiliser portatour^® depuis n'importe quel appareil équipé d'un navigateur web actuel et en profiter pleinement.

Optimiser la sectorisation demande une puissance de calcul très importante. En général, les PC de bureau traditionnels ne sont pas conçus pour cette tâche. Plus l'ordinateur de bureau est ancien ou plus la performance du processeur est faible, plus le calcul est lent. Avec portatour^®, des serveurs haute performance et modernes sont en permanence à disposition pour effectuer ces calculs, et ce quel que soit l'appareil à partir duquel vous accédez au module de sectorisation. Chacun de ces serveurs a une puissance de calcul environ 50 fois plus élevée que celle d'un PC de bureau moyen. En conséquence, la vitesse de portatour® est très élevée.

Pour la planification des secteurs, des données cartographiques sont nécessaires pour le géocodage des adresses, l'analyse des temps de trajet, etc. En fonction de la couverture géographique (pays, continent, mondiale) et du niveau de détail, plusieurs gigaoctets de données peuvent être nécessaires sur le disque dur. Installer un logiciel de sectorisation classique consomme de l'espace sur vos PC. Avec portatour^®, ce n'est plus nécessaire car les données cartographiques sont stockées directement sur nos serveurs SaaS.

La mise à jour d'un logiciel traditionnel, tout comme son installation initiale, nécessite des efforts manuels, des temps d'attente et doit éventuellement passer par votre service informatique. Avec portatour^®, les mises à jour se font automatiquement sur les serveurs SaaS, de manière transparente et sans effort ni temps d'attente de votre part, et ce plusieurs fois par an.

Les logiciels traditionnels se concentrent généralement sur la visualisation variée de données géographiques diverses. Une large gamme d'outils permet ensuite, avec une préparation appropriée, d'utiliser le logiciel, entre autres, pour la sectorisation commerciale. Le coût de la formation est élevé et certaines exigences en matière d'optimisation des secteurs commerciaux ne ne sont que partiellement ou pas du tout prises en compte. En revanche, avec portatour^®, l'accent est mis sur les forces de vente itinérantes. Les fonctionnalités nécessaires à cet effet ont été soigneusement développées, rendant l'utilisation intuitive et évitant toute distraction par des fonctionnalités inutiles dès le départ.

Plus une interface utilisateur est complexe, plus son application pratique est difficile et plus le besoin de formation initiale est important. Dans ces cas, seuls un ou quelques employés sont capables de l'utiliser pleinement, et il y a un risque élevé d'oublier comment utiliser le logiciel si on ne l'utilise pas pendant une période prolongée. En revanche, avec portatour^®, l'optimisation de la sectorisation est guidée par un assistant intuitif et complet qui propose toujours uniquement les fonctions nécessaires pour l'étape en cours. Ainsi, l'interface utilisateur est claire et facile à apprendre, ce qui facilite la prise en main, la compréhension et in fine la qualité de la sectorisation.

Pour utiliser les logiciels de géomarketing pour la sectorisation commerciale, une formation intensive suivie d'une pratique régulière est souvent nécessaire. Ces exigences chronophages ne sont souvent satisfaites que par quelques personnes au sein de l'entreprise. Ainsi, l'utilisation se limite souvent à ces quelques individus, et les potentiels d'amélioration restent souvent inexploités pendant longtemps. Avec portatour^®, l'objectif est de permettre à toute personne ayant des responsabilités sur la force de vente de tirer constamment parti de l'analyse et de l'optimisation des secteurs. Pensez par exemple à un responsable régional qui doit pallier au mieux à l'absence d'un membre de l'équipe, ce qui devient nettement plus simple avec portatour^®.

Plus une logiciel d'optimisation offre de paramètres, mieux il peut répondre aux exigences qui lui sont fixées. Cependant, avec chaque option de réglage supplémentaire, le risque augmente que, en prenant en compte tous les réglages (éventuellement contradictoires), aucune solution ou aucune solution significative ne soit trouvée. De nombreux programmes traditionnels de sectorisation interrompent alors le calcul et affichent un message d'erreur. En revanche, dans de telles situations, portatour^® tente de trouver des solutions qui répondent au mieux aux paramètres. Des avertissements expliquent les écarts par rapport aux paramètres choisis. Alternativement, un message d'erreur est généré, fournissant des indications aussi précises que possible sur la cause de "l'impossibilité" à résoudre la tâche dans les contraintes saisies.

La planification et l'optimisation des secteurs nécessitent souvent un principe de validation par plusieurs personnes avant qu'une décision ne soit prise et que la nouvelle sectorisation ne soit mise en œuvre. Avec les logiciels traditionnels de sectorisation il est souvent nécessaire de recourir à des impressions ou à des exportations PDF. En revanche, avec portatour^®, le partage (la mise à disposition) des résultats pour d'autres utilisateurs est possible directement dans l'application en quelques clics. Un autre avantage est que l'utilisateur cible de ce partage peut travailler avec une copie de ce résultat et éventuellement apporter ses propres ajustements et scénarios d'optimisation.

Le temps de travail des employés itinérants est coûteux et donc précieux (voir l'article de blog : Quel est le coût de ma force itinérante et pourquoi une bonne planification de tournée est indispensable ?). Ce temps de travail devrait donc être consacré de la manière la plus optimale au temps en face à face avec les clients et non à la route. D'autant plus que des déplacements non optimisés entraînent des coûts liés à la consommation de carburant, à l'usure du véhicule, ils nuisent à l'environnement et engendrent de la fatigue. Un objectif de l'optimisation de la sectorisation est donc la réduction du temps et de la distance de déplacement. Les logiciels traditionnels de sectorisation ne répondent souvent que partiellement à cet objectif, car l'optimisation repose au mieux sur des estimations imprécises (voir "Précision & Qualité"). D'autre part, portatour^® fonctionne sur la base d'une simulation de tournée avec de vraies distances et temps de trajet, ce qui rend l'optimisation aussi réaliste que possible. Et vous ne recevez pas seulement un seul résultat, mais jusqu'à 7 propositions, qui se différencient par une priorisation différente entre la réduction du temps de conduite et l'équilibre de la charge de travail. Vous pouvez passer rapidement entre ces solutions pour les comparer directement en quelques secondes.

La charge de travail sur le terrain est principalement due au temps de visite et au temps de déplacement. Cette charge de travail doit être répartie entre les employés lors de la nouvelle sectorisation afin de valoriser au mieux le temps de travail disponible pour le terrain - c'est-à-dire éviter une surcharge ou une sous-charge de travail. Une surcharge conduit à des attentes irréalistes et donc à l'insatisfaction des employés, tandis qu'une sous-charge entraîne un gaspillage des ressources humaines. Les logiciels traditionnels de sectorisation ne soutiennent généralement que partiellement cet objectif, car l'optimisation repose sur des estimations imprécises (voir "Précision & Qualité"). En revanche, avec portatour^®, l'optimisation est basée sur une simulation de tournée prenant en compte les intervalles de visite, les durées de visite, la part du temps de travail sur le terrain, les horaires de travail, etc. La détermination de la charge de travail est donc aussi réaliste que possible. De plus, vous ne recevez pas seulement un seul résultat, mais jusqu'à 7 propositions, qui se différencient par une priorisation différente entre la réduction du temps de conduite et l'équilibre de la charge de travail. Vous pouvez passer rapidement entre ces solutions pour les comparer directement en quelques secondes.

Augmenter le nombre de visites clients par l'équipe de vente vise à augmenter directement ou indirectement le chiffre d'affaires de l'entreprise. En règle générale, une augmentation de la fréquence des visites entraîne également une augmentation du chiffre d'affaires. L'optimisation de la sectorisation génère du temps supplémentaire pour le temps en face à face avec les client via la réduction du temps de déplacement ou en compensant les situations de sous-charge. Les logiciels traditionnels de sectorisation ne soutiennent généralement que partiellement cet objectif, car ils ne travaillent qu'avec des estimations imprécises (voir "Précision & Qualité"). En revanche, avec portatour^®, l'optimisation est basée sur des simulations de tournées réalistes. Chaque visite client supplémentaire que vous réalisez grâce à une meilleure optimisation se traduira finalement par un chiffre d'affaires supplémentaire pour votre entreprise.

Typiquement, les clients sont visités à des fréquences différentes en fonction de leur priorité (par exemple, classification ABC), par exemple toutes les semaines, tous les mois, 2 fois par an. La priorisation reflète les niveaux de chiffre d'affaires ou les potentiels de chiffre d'affaires des clients qui doivent être maintenus ou augmentés grâce aux visites terrain. Dans certains cas, il existe même des contrats avec certains clients imposants une fréquence de visite définie. L'optimisation de la sectorisation vise à garantir que tous ces différents rythmes de visite souhaités soient respectés pour assurer une bonne couverture des secteurs. Les logiciels traditionnels de sectorisation ne soutiennent généralement que partiellement cet objectif, car l'optimisation repose sur des estimations imprécises (voir "Précision & Qualité"). Cela conduit souvent dans la pratique à des situations de surcharge, qui entraînent en conséquence un retard dans les fréquences de visite ou, dans le pire des cas, à l'arrêt complet des visites chez certains clients. En revanche, avec portatour^®, l'optimisation est basée sur des simulations de tournées réalistes, ce qui favorise la détection précoce des situations de surcharge et permet une réaction rapide.

Pour les secteurs étendus, les nuitées à l'extérieur sont un moyen adéquat de réduire les temps de déplacement et d'obtenir des visites clients supplémentaires. Par exemple, passer une nuit à l'hôtel au lieu de rentrer chez soi permet d'économiser 4 heures de trajet (2 heures dans chaque sens). Cependant, une bonne sectorisation devrait veiller à réduire le nombre de nuitées à l'extérieur nécessaires. En effet, les nuitées à l'hôtel coûtent de l'argent et ne sont pas toujours adaptées aux contraintes personnelles des employés (famille, activités personnelles, ...) . Les logiciels de sectorisation traditionnels ignorent généralement les nuitées à l'extérieur, ce qui signifie qu'aucune optimisation n'est effectuée à cet égard. En revanche, avec portatour^®, l'optimisation est basée sur des simulations de tournées réalistes, où les nuitées à l'extérieur sont prises en compte et minimisées, les préférences personnelles de chaque collaborateurs sont également prises en compte ce qui permet d'économiser sur les frais d'hôtel et d'augmenter la satisfaction des employés.

Lorsque vous êtes confronté à une situation de surcharge ou que vous souhaitez défricher de nouvelles régions, il est difficile de déterminer à l'avance le nombre et les emplacements de résidence idéaux des nouveaux collaborateurs. Le nombre d'employés n'a pas seulement un impact significatif sur le budget, mais joue également un rôle important dans le choix des emplacements idéaux. Un exemple simple : lorsqu'une personne est embauchée dans une nouvelle zone, idéalement, elle devrait être basée au centre de cette région. Si deux personnes sont embauchées dans la même zone, elles devraient idéalement être basées de manière à être séparées nord-sud ou est-ouest. Les logiciels traditionnels de sectorisation sont souvent peu utiles dans ce cas, car les estimations de charge ne reposent que sur des conjectures imprécises (voir "Précision & Qualité") et la planification des ressources est souvent un processus manuel. En revanche, avec portatour^®, l'optimisation est basée sur des simulations de tournées réalistes, et évalue automatiquement un nombre différent de nouveaux employés et des emplacements différents. Ainsi, vous obtenez sur demande non pas une seule solution, mais plusieurs propositions. Vous pouvez passer rapidement entre ces approches et les comparer en quelques secondes.

Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise ou est sur le point de le faire, et qu'il n'y a pas de remplacement immédiat, les clients de cet employé doivent être répartis de manière optimale entre les collègues environnants, et leur nouvelle charge de travail doit être évaluée. En option, ces collègues peuvent à leur tour transférer des clients à leurs collègues voisins pour éviter toute surcharge. Les logiciels traditionnels de sectorisation sont souvent peu utiles dans ce cas, car les estimations de charge reposent uniquement sur des conjectures imprécises (voir "Précision & Qualité") et les contraintes ou les directives souhaitées pour la répartition des clients ne peuvent pas être automatiquement prises en compte. En revanche, avec portatour^®, l'évaluation de la charge de travail est basée sur des simulations de tournées réalistes, et le scénario des employés sortants est couvert finement avec de nombreuses options de configuration.

Une optimisation de la sectorisation peut souvent apporter des gains d'efficacité de plus de 10 %. Cependant, dans certaines branches et entreprises, la réalisation de transferts de clients peut représenter un effort considérable. Par exemple, il peut être nécessaire de prévoir une réunion de passation et une présentation du nouveau responsable commercial aux clients concernés. Par conséquent, il peut être souhaitable de renoncer à un ou deux points de pourcentage de gain d'efficacité si cela permet de réduire considérablement la charge de travail liée aux transferts de clients. Par exemple, une solution qui offre une amélioration d'efficacité totale de "seulement" 8 % et prévoit en moyenne de transférer 40 clients par commercial peut être préférée à une solution qui, bien qu'offrant un gain d'efficacité de 10 %, nécessite en moyenne le transfert de 120 clients par commercial. Les logiciels traditionnels de sectorisation ne permettent souvent pas de telles restrictions. En revanche, avec portatour^®, vous pouvez limiter pour chaque employé le nombre maximal de clients à transférer ou à prendre en charge. Ainsi, vous tirez le maximum de petits ajustements dans l'affectation des clients.

Il arrive parfois que des clients soient affectés de manière fixe à un commercial et que ces affectations ne doivent pas être modifiées. Cela peut être dû à diverses raisons telles qu'une relation personnelle établie depuis des années, des exigences de service particulières ou un engagement contractuel. Une nouvelle sectorisation doit respecter ces attributions fixes, ces attributions peuvent par ailleurs être déterminantes pour la nouvelle configuration des secteurs. Les logiciels traditionnels de sectorisation ont souvent du mal à gérer de telles affectations clients. portatour^® prend en charge ces restrictions et dispose même de plusieurs options techniques pour les intégrer.

Parfois, lors de l'optimisation des secteurs, tous les clients ne doivent pas être traités de la même manière, ce qui implique une approche plus différenciée. Par exemple, le chiffre d'affaires, le potentiel, la typologie client ou d'autres classifications clients peuvent jouer un rôle dans l'optimisation de la sectorisation. Ainsi, en plus des objectifs d'optimisation primaires tels que la réduction du temps de déplacement et l'équilibre de la charge de travail, d'autres indicateurs personnalisés doivent être pris en compte pour la sectorisation. Un exemple : chaque employé doit avoir un potentiel de chiffre d'affaires annuel d'au moins 500 000 €, mais avec un maximum de 25 clients de catégorie A et entre 100 et 200 prospects dans la zone. Prendre en compte ces indicateurs rend le processus d'optimisation plus complexe. Les logiciels traditionnels de sectorisation peuvent soit ne pas du tout prendre d'indicateurs supplémentaires en compte, soit être fortement limités dans leur mise en œuvre. En revanche, avec portatour^®, vous pouvez créer jusqu'à 10 indicateurs personnalisés supplémentaires et définir des directives pour chacun d'entre eux. Si aucune solution ne peut être trouvée pour respecter entièrement l'ensemble des critères définis, des options sont proposées pour répondre au mieux aux directives requises. Des avertissements expliquent là où des écarts par rapport aux directives se produisent.

Dans certains cas, il est souhaitable que les clients ne soient pas attribués individuellement aux représentants commerciaux, mais par groupe. Ces formations peuvent être de nature géographique, par exemple regroupées par code postal, ce qui signifie que tous les clients d'une région de code postal doivent être attribués au même représentant. Mais d'autres regroupements sont également envisageables, par exemple si les filiales d'un groupe doivent être visitées dans une région par le même employé uniquement. Les logiciels traditionnels de sectorisation permettent souvent uniquement un regroupement géographique simple. En revanche, avec portatour^®, vous êtes libre de regrouper les clients selon vos préférences.

L'optimisation des secteurs ne signifie pas uniquement déplacer des clients entre les représentants commerciaux. Il peut suffire d'ajuster les fréquences de visite de certains clients pour obtenir des améliorations d'efficacité notables. Pour cette forme d'optimisation à l'intérieur même des secteurs, il est important de connaître le temps de déplacement réel par client. Les logiciels traditionnels de sectorisation se basent généralement sur la distance à vol d'oiseau par rapport au lieu de résidence. En revanche, portatour^® utilise un algorithme complexe pour déterminer le temps de déplacement de chaque client de manière aussi précise que possible. Cela prend en compte : l'intervalle de visite du client, la part du temps de déplacement du client dans les tournées quotidiennes possibles en tenant compte des temps de déplacement vers d'autres clients à proximité (si les intervalles de visite, les heures d'ouverture et les durées de visite sont "compatibles" pour une tournée quotidienne commune), le temps de déplacement aller-retour du lieu de résidence pour la tournée quotidienne, la situation typique du trafic aux heures de travail et les nuitées à l'extérieur éventuelles. Pour les clients générant un temps de déplacement par visite relativement élevé, il peut être judicieux de réduire la fréquence des visites, notamment si le potentiel d'affaires n'en vaut pas l'effort.

Exemple : L'importation et le géocodage automatique de 20 000 nouvelles adresses sont généralement effectués en environ 30 secondes dans portatour^® - même si des adresses contiennent des erreurs de saisie. Pour la même tâche, les programmes traditionnels de sectorisation ont souvent besoin de plus de 15 minutes.

Exemple : L'analyse du temps de déplacement pour 50 secteurs avec 20 000 clients prend généralement environ 1 minute dans portatour^®. Les programmes traditionnels de sectorisation ne peuvent pas effectuer cette analyse car la complexité est trop élevée, et ils utilisent donc uniquement des estimations à vol d'oiseau pour le calcul des distances

Exemple : L'optimisation de 50 secteurs avec 20 000 clients prend généralement seulement 1 à 5 minutes dans portatour^®. De plus, vous ne recevez pas seulement une seule solution, mais jusqu'à 7 propositions de sectorisation différentes, qui se différencient par la priorisation entre la réduction du temps de conduite et l'équilibre de la charge de travail. Vous pouvez passer d'une proposition à l'autre en quelques secondes pour les comparer. Les programmes traditionnels de sectorisation prennent souvent une heure pour cette optimisation et ne proposent qu'un seul résultat. Un changement de priorisation signifie attendre une heure supplémentaire.

Les responsables des équipes commerciales sont souvent confrontés au défi d'estimer l'impact des changements planifiés afin de prendre des décisions éclairées. Les changements ne sont pas nécessairement liés à l'affectation des clients. Des scénarios possibles incluent par exemple : "Tous les clients de catégorie A doivent être visités tous les 21 jours au lieu de tous les 30 jours" ou "Certains collaborateurs doivent travailler depuis leur domicile le vendredi et ne pas effectuer de visites client". Dans ces cas, vous souhaitez rapidement évaluer l'impact de ces scénarios sur différents KPIs (en particulier la charge de travail des employés et le respect des intervalles de visite). Avec les logiciels traditionnels de sectorisation, vous devez êtes souvent amené à faire des modifications en masse sur les données de base. C'est fastidieux, difficile à suivre et encore plus difficile à modifier ou à annuler. En revanche, l'assistant de sectorisation de portatour^® propose des modèles dédiés à la simulation de tels scénarios. Au lieu de modifier directement les données de base, vous créez des instructions de modification temporaires. Elles sont simples, transparentes, peuvent être modifiées et supprimées en un clic.

Lorsque vous créez un scénario avec un logiciel de sectorisation traditionnel en manipulant les données, il est souvent difficile de voir l'impact du scénario en un coup d'œil. Souvent, seules des captures d'écran et le calcul manuel des différences par exemple à l'aide d'un programme comme Excel permettent la comparaison. En revanche, avec portatour^®, vous disposez d'une comparaison immédiate avant/après pour chaque indicateur de chaque secteur. De plus : si votre scénario comprend plusieurs mesures individuelles (par exemple, modifier différemment l'intervalle de visite des clients de catégorie A et des clients de catégorie B), il suffit d'un clic sur la mesure individuelle pour la désactiver ou l'activer temporairement. En quelques secondes, vous pouvez voir l'impact de cette mesure individuelle sur le scénario global."

Les logiciels traditionnels de sectorisation sont souvent utilisés une fois par an pour différentes raisons. Que ce soit parce que l'intégration de données actuelles dans le logiciel est fastidieuse, qu'il n'y a qu'une seule personne capable d'utiliser le logiciel (et rarement disponible) ou que le processus de calcul est lent et chronophage. L'optimisation est dans tous ces cas associée à beaucoup de travail manuel et les résultats obtenus ne sont pas optimaux. En revanche, la solution de sectorisation de portatour^® est conçue pour une utilisation fréquente - nous parlons d' "optimisation dynamique de la sectorisation". La vie quotidienne de l'entreprise est naturellement dynamique et en mouvement permanent, il peut y avoir des événements planifiés ou imprévus tout au long de l'année qui rendent une optimisation de la sectorisation judicieuse voire nécessaire. Pensez aux départs de collaborateurs, aux absences prolongées pour raison de maladie ou de congé de maternité/paternité, aux changements d'amplitudes horaires, passages à temps partiel, déménagements, ... Mais aussi aux changements dans la clientèle - par exemple, l'ajout ou la suppression de nombre significatif de clients ou prospects- qu'ils soients permanents ou temporaires. Il peut également y avoir des changements dans la stratégie de vente, tels que des modifications des fréquences de visite, des campagnes de visites saisonnières, un allongement des durées de visite lors des remises de fin d'année, ou lorsque de nouveaux produits sont introduits et doivent être présentés. Si ces événements ne sont pas anticipés et pris en compte de manière adéquate lors de la planification des secteurs, c'est une opportunité perdue de maintenir ou d'augmenter l'efficacité et peut entraîner une perte de chiffre d'affaires.

Avec les logiciels de sectorisation traditionnels, il y a souvent un seul utilisateur qui sait comment utiliser le logiciel, car par exemple, le logiciel est installé uniquement sur son ordinateur et il est le seul à avoir suivi la formation approfondie pour l'utiliser. Cette personne, centralisant toutes les demandes est alors un goulot d'étranglement pour un passage à une optimisation dynamique de la sectorisation, et les opportunités d'amélioration restent souvent inexploitées pendant longtemps. En revanche, avec portatour^®, le groupe cible des utilisateurs est beaucoup plus large. Chaque personne ayant des responsabilités dans le management de la force de vente terrain (par exemple, les directeurs régionaux et les chefs d'équipe) devrait avoir accès à l'analyse et à l'optimisation des zones sous leur responsabilité - et ce à tout moment! Aucun coût supplémentaire n'est engendré par l'ajout de nouveaux d'utilisateurs avec accès à la sectorisation, car la tarification de portatour^® est basée sur le nombre de commerciaux terrain et de secteurs concernés.

La protection des données et la sécurité sont des sujets importants pour toute entreprise. D'une part, en raison des exigences légales (RGPD), et d'autre part, en raison des intérêts économiques. Pour respecter les normes de sécurité de l'information, il existe la norme ISO27001, à laquelle la plupart des éditeurs de logiciels de sectorisation ne se contraignent cependant pas. Chez portatour^®, à la fois le centre de données et l'ensemble de l'entreprise, tous départements compris, sont certifiés selon la norme ISO27001. Le respect des exigences normatives est vérifié chaque année par des auditeurs externes. De plus, portatour^® est également conforme à la norme ISO27018, qui vise spécifiquement aux fournisseurs de services cloud.

Du point de vue de la protection et de la sécurité des données, il est important de ne pas transmettre inutilement des données à des tiers. De nombreux fournisseurs de logiciels de sectorisation utilisent les services de tiers pour exploiter le logiciel (par exemple, Microsoft Azure, Amazon AWS) ou pour des services géographiques que le logiciel ne peut pas réaliser lui-même ou seulement lentement et de manière inefficace (par exemple, géocodage des adresses via Google Maps, calcul des matrices de distances via HERE). Chez portatour^®, aucune donnée n'est transmise à des tiers, car le logiciel fonctionne sur nos serveurs, sur lesquels tous les géoservices sont également exécutés.

Du point de vue du RGPD, les données des entreprises européennes devraient être traitées autant que possible uniquement au sein de l'UE. De nombreux fournisseurs de logiciels de sectorisation utilisent directement ou indirectement des services fournis par des prestataires aux États-Unis, ce qui implique que les données quittent l'Union européenne. Avec portatour^®, tous les serveurs sont localisés au sein de l'UE. C'est uniquement là que le traitement des données a lieu.

Lorsque des entreprises européennes enfreignent les règles de confidentialité des données, elles peuvent risquer de lourdes amendes. C'est pourquoi les entreprises devraient collaborer uniquement avec des fournisseurs informatiques garantissant la conformité au RGPD. Avec portatour^®, le traitement des données est conforme au RGPD. Nous offrons la possibilité de vous fournir un accord de traitement des données (DPA, Data Processing Agreement).

La planification stratégique des secteurs ainsi que la planification opérationnelle des tournées ont un impact significatif sur l'efficacité de la force de vente terrain. C'est pourquoi chaque entreprise avec des commerciaux itinérants doit se pencher sur ces deux aspects pour rester compétitive et performante. La plupart des fournisseurs de logiciels de sectorisation ne proposent pas de solution pour la planification des tournées. Avec portatour^®, vous obtenez les deux en un seul endroit : la planification des secteurs et des tournées. Forts de plus de 15 ans d'expérience et de plus de 1 500 entreprises qui ont déjà choisi portatour^®, vous avez trouvé le bon partenaire.

La planification des secteurs et des tournées vont de pair. Elles concernent les mêmes personnes (les commerciaux terrain et leurs responsables) et les mêmes données (les clients). Avec les fournisseurs traditionnels, vous achetez deux applications distinctes pour la planification des secteurs et des tournées. Cela entraîne un travail informatique et une hausse de la possibilité d'erreurs lors de la synchronisation des données. De plus, les utilisateurs doivent fournir un effort d'apprentissage accru, car ils doivent apprendre à utiliser deux interfaces utilisateur souvent très différentes. Avec portatour^®, la planification des secteurs et des tournées est intégrée dans une seule et même application. Les deux modules accèdent à la même base de données contenant les données des employés et des clients. L'interface est uniforme et donc facile à apprendre.