{"id":2881,"date":"2018-11-20T12:17:29","date_gmt":"2018-11-20T12:17:29","guid":{"rendered":"http:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/?p=2881"},"modified":"2018-11-20T12:39:06","modified_gmt":"2018-11-20T12:39:06","slug":"aufgabenverwaltung-in-portatour","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/de\/2018\/11\/20\/aufgabenverwaltung-in-portatour\/","title":{"rendered":"Aufgabenverwaltung in portatour\u00ae"},"content":{"rendered":"<p>Von vielen Benutzern wurde diese Funktion gew\u00fcnscht, nun ist sie da: Eine <strong>Aufgabenverwaltung<\/strong> direkt in portatour\u00ae.<\/p>\n<p>Nutzen Sie Aufgaben in portatour\u00ae, um Erledigungen, die Sie noch vor sich haben, zu verwalten (\u201eToDos\u201c). Sie erhalten damit einen freien Kopf, ohne auf Ihre Aufgaben zu vergessen. Post-Its geh\u00f6ren ab nun der Vergangenheit an.<\/p>\n<p>Folgend einige <strong>Anwendungsf\u00e4lle<\/strong>, die Sie mit Aufgaben in portatour\u00ae\u00a0abdecken k\u00f6nnen:<\/p>\n<ul>\n<li>\u201eF\u00fcr Kunde Maier AG am Freitag ein Angebot erstellen.\u201c \u2013 Eine Aufgabe mit Datum und Bezug zu einem Kunden.<\/li>\n<li>\u201eKunde M\u00fcller GmbH jeden Mittwoch anrufen und ggf. Bestellung aufnehmen, da Kunde auf der LKW-Ausliefertour f\u00fcr Donnerstag liegt.\u201c \u2013 eine Serienaufgabe mit Kundenbezug.<\/li>\n<li>\u201eBeim n\u00e4chsten Besuch von Kunde Schmidt AG den Fragebogen X ausf\u00fcllen\u201c \u2013 eine Aufgabe mit Kundenbezug, aber ohne konkretem Datum.<\/li>\n<li>\u201eJeden 1. des Monats meine Spesenabrechnung f\u00fcr das Vormonat erstellen\u201c \u2013 eine Serienaufgabe ohne Kundenbezug.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Die Aufgabenliste zur Erstellung und Erledigung von Aufgaben<\/h2>\n<p>Im <strong>Hauptmen\u00fc\u00a0<\/strong>erreichen Sie die neue <strong>Aufgabenliste <\/strong>durch Klick auf \u201e<strong>Aufgaben<\/strong>\u201c.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabenliste-DE.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-3020\" src=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabenliste-DE.png\" alt=\"\" width=\"711\" height=\"391\" srcset=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabenliste-DE.png 711w, https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabenliste-DE-300x165.png 300w, https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabenliste-DE-600x330.png 600w, https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabenliste-DE-624x343.png 624w\" sizes=\"auto, (max-width: 711px) 100vw, 711px\" \/><\/a><\/p>\n<p>Sie erstellen mittels der Kn\u00f6pfe \u201eNeue Aufgabe\u201c bzw. \u201eNeue Aufgabe zu Kunde\u201c eine neue Aufgabe \u2013 je nachdem, ob sich die Aufgabe auf einen Kunden bezieht oder nicht.<\/p>\n<p>Geben Sie den Betreff der Aufgabe ein \u2013 z.B. \u201eAngebot erstellen\u201c, w\u00e4hlen dann das gew\u00fcnschte Erledigungsdatum, geben optional eine Notiz ein und speichern Sie. Voil\u00e1 \u2013 die erste Aufgabe ist erstellt.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><a href=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Neue-Aufgabe-DE.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-3032\" src=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Neue-Aufgabe-DE.png\" alt=\"\" width=\"511\" height=\"331\" srcset=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Neue-Aufgabe-DE.png 511w, https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Neue-Aufgabe-DE-300x194.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 511px) 100vw, 511px\" \/><\/a><\/p>\n<p>Sie finden diese nun in der Aufgabenliste unter der Rubrik \u201eOffen\u201c. Dort sind Aufgaben aufgelistet, die noch zu erledigen sind \u2013 sortiert nach Datum. \u00dcberf\u00e4llige Aufgaben, deren Datum schon vergangen ist, werden ganz oben rot dargestellt.<\/p>\n<p>Durch Klick auf die Aufgabenzeile k\u00f6nnen Sie die Aufgabe bearbeiten, l\u00f6schen oder als erledigt markieren. Noch schneller gelingt das Erledigen einer Aufgabe durch Klick auf das H\u00e4kchen rechts.<\/p>\n<p>Optional ist beim Erledigen von Aufgaben die Erstellung eines Berichts m\u00f6glich. Dieser ist als \u201eSonstiger Bericht\u201c auch in der Kundendetailansicht einsehbar, sofern Kundenbezug vorhanden ist.<\/p>\n<p>Erledigte Aufgaben finden Sie weiterhin f\u00fcr 90 Tage in der Aufgabenliste, nun unter der Rubrik \u201eErledigt\u201c. Danach werden diese automatisch gel\u00f6scht.<\/p>\n<h2>Besonderheiten bei Aufgaben<\/h2>\n<ul>\n<li><strong>Serienaufgaben<\/strong>: Beim Erstellen einer Aufgabe kann diese als Serie wiederholender Aufgaben erstellt werden, z.B. jede Woche am Mittwoch. Die Einstellung und Bearbeitung erfolgt analog zu Serienterminen.<\/li>\n<li><strong>Automatisch ablaufende Aufgaben<\/strong>: Wenn das Feld \u201eErledigung\u201c einer Aufgabe von \u201eErforderlich\u201c auf \u201eOptional\u201c umgestellt wird, l\u00e4uft diese Aufgabe automatisch ab, wenn sie bis zum eingestellten Datum nicht erledigt wurde. Anstatt als rote \u00fcberf\u00e4llige Aufgabe in der Aufgabenliste dargestellt zu werden, wandert sie automatisch in die Rubrik \u201eAbgelaufen\u201c und wird nach 90 Tagen gel\u00f6scht.<br \/>\nTipp: Eine Aufgabe sollte dann auf \u201eoptional\u201c gestellt werden, wenn eine Durchf\u00fchrung nach dem eingestellten Datum nicht mehr sinnvoll ist \u2013 oder bei Serienaufgaben einfach bis zur n\u00e4chsten Wiederholung der Aufgabe gewartet werden kann. Dies vermeidet, dass sich unn\u00f6tig Aufgaben als \u00fcberf\u00e4llig ansammeln.<\/li>\n<li><strong>Aufgaben ohne Datum<\/strong>: Wenn Sie eine Aufgabe auf \u201eOhne Datum\u201c stellen, wird die Aufgabe in der Liste nicht mehr unter \u201eOffen\u201c dargestellt, sondern in der eigenen Rubrik \u201eOhne Datum\u201c. Die Aufgabe wird nie \u00fcberf\u00e4llig und l\u00e4uft auch nicht ab. Sie kann zu einem beliebigen Zeitpunkt erledigt werden. Wenn die Aufgabe einen Kundenbezug hat, k\u00f6nnten Sie diese zum Beispiel als \u201ebeim n\u00e4chsten Besuch zu erledigen\u201c interpretieren.<\/li>\n<li><strong>Benutzerdefinierte Felder<\/strong>: Analog zu Berichten und Terminen k\u00f6nnen die Eingabemasken von Aufgaben um bis zu 100 benutzerdefinierte Felder erweitert werden, um Ihre Bed\u00fcrfnisse abzudecken. Wie gewohnt ist diese Anpassung durch Sie bzw. Ihren Administrator in den Optionen unter \u201eBenutzerdefinierte Felder &gt; Aufgaben\u201c m\u00f6glich.<\/li>\n<li><strong>Berichte zu erledigten Aufgaben<\/strong>: Das Verhalten, ob Berichte zu erledigten Aufgaben erstellt werden k\u00f6nnen oder sollen, ist analog zu Besuchsberichten in den Optionen unter \u201eBerichtswesen &gt; Berichte f\u00fcr Aufgaben\u201c durch Sie bzw. Ihren Administrator einstellbar.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Aufgaben in Kundendetailansicht<\/h2>\n<p>Wenn f\u00fcr einen Kunden noch zu erledigende Aufgaben existieren, werden diese auch direkt in der Kundendetailansicht im neuen Abschnitt \u201eAufgaben\u201c angezeigt. Diese sind durch Klick bearbeitbar, l\u00f6schbar oder als erledigt markierbar. Der Knopf \u201eNeue Aufgabe\u201c erstellt eine neue Aufgabe, die automatisch einen Bezug zu diesem Kunden hat.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><a href=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabe-in-Kundendetailansicht-DE.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-3008\" src=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabe-in-Kundendetailansicht-DE.png\" alt=\"\" width=\"353\" height=\"190\" srcset=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabe-in-Kundendetailansicht-DE.png 353w, https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabe-in-Kundendetailansicht-DE-300x161.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 353px) 100vw, 353px\" \/><\/a><\/p>\n<h2>Aufgaben im Kalender<\/h2>\n<p>Wenn an einem Tag Aufgaben zu erledigen sind, wird dies im Kalender durch das Aufgaben-Symbol beim jeweiligen Tag signalisiert. Um alle Aufgaben des Tages anzuzeigen, klicken Sie auf die Tages\u00fcberschrift. Es erscheint ein Men\u00fc mit dem Eintrag \u201eX Aufgaben\u201c, wobei X die Anzahl der Aufgaben wiedergibt. Bei Klick darauf\u00a0werden die Aufgaben dieses Tages in einem Fenster angezeigt.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><a href=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabe-in-Kalender-DE.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-2996\" src=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabe-in-Kalender-DE.png\" alt=\"\" width=\"710\" height=\"393\" srcset=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabe-in-Kalender-DE.png 710w, https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabe-in-Kalender-DE-300x166.png 300w, https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabe-in-Kalender-DE-600x332.png 600w, https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabe-in-Kalender-DE-624x345.png 624w\" sizes=\"auto, (max-width: 710px) 100vw, 710px\" \/><\/a><\/p>\n<p>Klicken Sie im Kalender auf die Tages\u00fcberschrift und w\u00e4hlen Sie dann &#8222;Neue Aufgabe&#8220;, um eine Aufgabe f\u00fcr diesen Tag zu erstellen.<\/p>\n<h2>Aufgaben im Besuchsplan<\/h2>\n<p>Wenn es am angezeigten Tag Aufgaben zu erledigen gibt, wird im Besuchsplan oben eine gelbe Hinweiszeile dargestellt. Klicken Sie auf diese, um die Aufgabenliste des Tages zu sehen.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabe-in-Besuchsplan-DE.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"size-full wp-image-3044 aligncenter\" src=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabe-in-Besuchsplan-DE.png\" alt=\"\" width=\"600\" height=\"147\" srcset=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabe-in-Besuchsplan-DE.png 600w, https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Aufgabe-in-Besuchsplan-DE-300x74.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 600px) 100vw, 600px\" \/><\/a><\/p>\n<h2>Technische Hinweise zu Aufgaben<\/h2>\n<ul>\n<li><i><em>Aufgaben haben keinerlei Einfluss auf die automatische Besuchsplanung von portatour\u00ae. D.h. Aufgaben werden komplett getrennt von Besuchsvorschl\u00e4gen, Terminen, Vormerkungen, Besuchssperren, letztem Besuchsdatum oder Besuchsintervall eines Kunden behandelt.<\/em><\/i><\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li><em>Pro Benutzer sind bis zu 3.000 Aufgaben in portatour\u00ae speicherbar. Serienaufgaben werden analog zu Terminen f\u00fcr\u00a0ein Jahr im Voraus erstellt.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li><em>Der Import und Export von Aufgaben ist analog zu Terminen bzw. Berichten \u00fcber die Benutzeroberfl\u00e4che (Optionen &gt; Daten importieren bzw. Daten exportieren) und \u00fcber die API m\u00f6glich.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li><em>Der Export von Aufgaben steht auch \u00fcber die OData-Excel-Schnittstelle zur Verf\u00fcgung.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li><em>Wenn Sie Kunden \u00fcber die Benutzeroberfl\u00e4che zwischen Benutzerkonten transferieren, werden zugeh\u00f6rige Aufgaben optional mit\u00fcbertragen. Beim Kundenimport via API muss zum automatischen Transfer von Aufgaben der neue Parameter \u201etransferIncludesTasks\u201c hinzugef\u00fcgt werden.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li><em>Bei Firmenzug\u00e4ngen (ab 2 Benutzerkonten)\u00a0kann in den Optionen unter \u201eBerechtigungen\u201c festgelegt werden, ob Aufgaben gel\u00f6scht werden d\u00fcrfen.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li><em>Die Aufgabenverwaltung steht im Offline-Modus von portatour\u00ae nicht zur Verf\u00fcgung.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li><em>Die Aufgabenverwaltung steht derzeit nicht zur Verf\u00fcgung, wenn Sie portatour\u00ae Anywhere im Zusammenhang mit Salesforce oder Dynamics CRM nutzen.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Von vielen Benutzern wurde diese Funktion gew\u00fcnscht, nun ist sie da: Eine Aufgabenverwaltung direkt in portatour\u00ae. Nutzen Sie Aufgaben in portatour\u00ae, um Erledigungen, die Sie noch vor sich haben, zu verwalten (\u201eToDos\u201c). 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