{"id":12802,"date":"2026-07-13T05:35:13","date_gmt":"2026-07-13T05:35:13","guid":{"rendered":"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/?p=12802"},"modified":"2026-07-13T11:50:56","modified_gmt":"2026-07-13T11:50:56","slug":"terminankuendigung-und-bericht-als-e-mail-senden","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/de\/2026\/07\/13\/terminankuendigung-und-bericht-als-e-mail-senden\/","title":{"rendered":"Terminank\u00fcndigung und Bericht als E-Mail senden"},"content":{"rendered":"<p>Kennen Sie das? Sie m\u00f6chten einen Kunden \u00fcber einen bevorstehenden Termin informieren oder nach einem Besuch schnell einen Bericht an den Innendienst weiterleiten. Beides erforderte bisher einen Umweg \u00fcber Ihr externes E-Mail-Programm.<\/p>\n<p>Ab sofort erledigen Sie beides mit den neuen Funktionen direkt in portatour\u00ae: <strong>Termin per E-Mail ank\u00fcndigen<\/strong> und <strong>Bericht als E-Mail senden<\/strong>. Alles \u00fcber Ihr bestehendes Microsoft-E-Mail-Konto.<\/p>\n<h2>Einrichten von E-Mail-Versand-Providern<\/h2>\n<p>Um die neuen Funktionen zu nutzen, richten Sie zun\u00e4chst einen E-Mail-Versand-Provider in portatour\u00ae ein. Gehen Sie daf\u00fcr wie folgt vor:<\/p>\n<ol>\n<li>\u00d6ffnen Sie im Hauptmen\u00fc die <strong>Optionen<\/strong>.<\/li>\n<li>W\u00e4hlen Sie <strong>E-Mail-Versand-Provider<\/strong> &gt; <strong>Hinzuf\u00fcgen<\/strong>.<\/li>\n<li>Klicken Sie auf <strong>Login mit Microsoft<\/strong>.<\/li>\n<li>Melden Sie sich mit den Zugangsdaten des jeweiligen Kontos an.<\/li>\n<li>Erlauben Sie das Absenden von E-Mails \u00fcber Ihr Konto. Falls der Zugriff durch Ihre Organisation blockiert ist, kontaktieren Sie Ihren IT-Administrator.<br \/>\n<em style=\"font-size: 1rem\">Hinweis: portatour\u00ae ben\u00f6tigt <strong>ausschlie\u00dflich<\/strong> die <strong>Berechtigung<\/strong> zum <strong>Senden<\/strong> von E-Mails, <strong>ohne<\/strong> <strong>Zugriff<\/strong> auf die <strong>Postf\u00e4cher<\/strong>.<\/em><\/li>\n<li>Es \u00f6ffnet sich ein Fenster zum Speichern des E-Mail-Versand-Providers.<br \/>\n<a href=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Optionen-E-Mail-Provider-Einrichten-Speichern-DE.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-12820 \" src=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Optionen-E-Mail-Provider-Einrichten-Speichern-DE.png\" alt=\"\" width=\"345\" height=\"245\" srcset=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Optionen-E-Mail-Provider-Einrichten-Speichern-DE.png 480w, https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Optionen-E-Mail-Provider-Einrichten-Speichern-DE-300x213.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 345px) 100vw, 345px\" \/><\/a><\/li>\n<\/ol>\n<ol start=\"7\">\n<li>Klicken Sie <strong>Speichern<\/strong>.<\/li>\n<li>Sie erhalten eine Test-E-Mail gesendet von portatour\u00ae \u00fcber Ihren eingerichteten Provider.<\/li>\n<\/ol>\n<p><em>Hinweis: Ein E-Mail-Versand-Provider kann <strong>nur durch den Benutzer selbst eingerichtet<\/strong> werden, da daf\u00fcr dessen individuelle Berechtigungen bei Microsoft ben\u00f6tigt werden.<\/em><\/p>\n<h2>Termin per E-Mail ank\u00fcndigen<\/h2>\n<p>Mit der neuen Funktion <strong>Termin per E-Mail ank\u00fcndigen<\/strong> versenden Sie direkt aus portatour\u00ae eine E-Mail-Ank\u00fcndigung eines Termins an Ihre Kunden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n<ol>\n<li>W\u00e4hlen Sie <strong>Termin per E-Mail ank\u00fcndigen<\/strong>, per Rechtsklick auf einen bevorstehenden Termin im Kalender oder Besuchsplan, oder auf der Termindetailseite unter Aktionen.<\/li>\n<li>Pr\u00fcfen oder erg\u00e4nzen Sie <strong>An, Cc, Bcc<\/strong>, <strong>Betreff<\/strong> und <strong>Inhalt<\/strong>. Das Feld <strong>An<\/strong> wird automatisch bef\u00fcllt, wenn beim Termin oder Kunden genau eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Bei mehreren Adressen erscheinen diese als Vorschl\u00e4ge zur Auswahl.<\/li>\n<li>Klicken Sie auf <strong>Senden<\/strong>.<\/li>\n<\/ol>\n<p><a href=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Termin-Ankuendigen-Senden-DE.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-12826\" src=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Termin-Ankuendigen-Senden-DE.png\" alt=\"\" width=\"900\" height=\"727\" srcset=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Termin-Ankuendigen-Senden-DE.png 900w, https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Termin-Ankuendigen-Senden-DE-300x242.png 300w, https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Termin-Ankuendigen-Senden-DE-768x620.png 768w, https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Termin-Ankuendigen-Senden-DE-624x504.png 624w\" sizes=\"auto, (max-width: 900px) 100vw, 900px\" \/><\/a><\/p>\n<p>Angek\u00fcndigte Termine werden in allen Ansichten (Kalender, Terminliste, Besuchsplan) mit einem Ank\u00fcndigungs-Symbol gekennzeichnet. Diese Informationen stehen auch in erweiterter Suche und Export zur Verf\u00fcgung. Wenn Sie solche Termine verschieben oder bearbeiten sehen Sie einen Hinweis, dass die Empf\u00e4nger nicht automatisch erneut informiert werden.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Kalender-Termin-Angekuendigt-Symbol-DE.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-12832\" src=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Kalender-Termin-Angekuendigt-Symbol-DE.png\" alt=\"\" width=\"442\" height=\"85\" srcset=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Kalender-Termin-Angekuendigt-Symbol-DE.png 484w, https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Kalender-Termin-Angekuendigt-Symbol-DE-300x58.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 442px) 100vw, 442px\" \/><\/a><\/p>\n<p><em>Hinweise:<\/em><\/p>\n<ul>\n<li><em>Die optional angeh\u00e4ngte ics-Datei dient zur \u00dcbernahme des Termins in den Kalender des Empf\u00e4ngers. Es handelt sich um eine reine Information, keine Einladung mit Antwortm\u00f6glichkeit.<\/em><\/li>\n<li><em>Um nicht immer dieselben Anpassungen durchf\u00fchren zu m\u00fcssen, nutzen Sie <strong>Cc, Bcc, Betreff und Inhalt ohne fett formatierten Text als Standard speichern<\/strong>.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<h2>Bericht als E-Mail senden<\/h2>\n<p>Mit der neuen Funktion <strong>Bericht als E-Mail senden<\/strong> versenden Sie einen Bericht direkt aus portatour\u00ae an Empf\u00e4nger Ihrer Wahl. Gehen Sie daf\u00fcr wie folgt vor:<\/p>\n<ol>\n<li>W\u00e4hlen Sie <strong>Bericht als E-Mail senden<\/strong> auf der Kundendetailseite unter <strong>Letzter Bericht<\/strong>, per Rechtsklick auf einen Bericht in der Berichtsliste, oder \u00fcber <strong>Als E-Mail senden<\/strong> im ge\u00f6ffneten Bericht.<\/li>\n<li>Tragen Sie unter <strong>An<\/strong> die gew\u00fcnschten Empf\u00e4nger ein. Zuletzt verwendete Adressen werden als Vorschl\u00e4ge angezeigt. Neben <strong>An<\/strong> stehen auch <strong>Cc<\/strong> und <strong>Bcc<\/strong> zur Verf\u00fcgung.<\/li>\n<li>Klicken Sie auf <strong>Senden<\/strong>.<\/li>\n<\/ol>\n<p><a href=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Bericht-Per-E-Mail-Senden-DE.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-12838\" src=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Bericht-Per-E-Mail-Senden-DE.png\" alt=\"\" width=\"750\" height=\"988\" srcset=\"https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Bericht-Per-E-Mail-Senden-DE.png 750w, https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Bericht-Per-E-Mail-Senden-DE-228x300.png 228w, https:\/\/www.portatour.com\/blog\/users\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/Bericht-Per-E-Mail-Senden-DE-624x822.png 624w\" sizes=\"auto, (max-width: 750px) 100vw, 750px\" \/><\/a><\/p>\n<p><em>Hinweise:<\/em><\/p>\n<ul>\n<li><em>Die E-Mail enth\u00e4lt die bef\u00fcllten Felder des Berichts. Stellen Sie sicher, dass die Empf\u00e4nger berechtigt sind, diese Daten zu erhalten.<\/em><\/li>\n<li><em>Klicken Sie auf <strong>E-Mail-Vorschau einblenden<\/strong>, um den Inhalt der E-Mail vor dem Versand zu pr\u00fcfen.<\/em><\/li>\n<li><em>Schreiben Sie eine <strong>Einleitung<\/strong>, wenn Sie dem Empf\u00e4nger zus\u00e4tzliche Informationen zum Bericht mitteilen wollen. Diese wird in der E-Mail vor dem Berichtsinhalt eingef\u00fcgt.<\/em><\/li>\n<li><em>Falls der Bericht externe Dateien enth\u00e4lt, werden diese standardm\u00e4\u00dfig als Anhang mitgesendet, wenn die Gesamtgr\u00f6\u00dfe unter 20 MB liegt. Deaktivieren Sie <strong>Externe Dateien als Anhang beif\u00fcgen<\/strong>, wenn Sie die Dateien nicht mitsenden m\u00f6chten.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<h2>Weitere Hinweise zum E-Mail-Versand<\/h2>\n<ul>\n<li>Alle gesendeten E-Mails werden durch den E-Mail-Provider in den gesendeten Objekten abgelegt.<\/li>\n<li>Administratoren und Supervisoren k\u00f6nnen <strong>Termin per E-Mail ank\u00fcndigen<\/strong> und <strong>Bericht als E-Mail sende<\/strong>n auch im Arbeitsbereich anderer Benutzer nutzen, sofern sie einen eigenen Provider konfiguriert haben. E-Mails werden dabei stets \u00fcber den eigenen Provider versendet. Im Fall von <strong>Termin per E-Mail ank\u00fcndigen<\/strong> erhalten Sie initial einen angepassten Einleitungstext. Der gespeicherte Standard gilt jeweils pro Arbeitsbereich.<\/li>\n<li>Es k\u00f6nnen mehrere E-Mail-Versand-Provider gleichzeitig konfiguriert sein. Beim Versenden w\u00e4hlen Sie dann aus, \u00fcber welchen Provider die E-Mail gesendet werden soll.<\/li>\n<li>Die Funktionen <strong>Termin per E-Mail ank\u00fcndigen<\/strong> und <strong>Bericht als E-Mail senden<\/strong> stehen nicht zur Verf\u00fcgung, wenn portatour\u00ae mit Dynamics CRM als Datenquellsystem verbunden ist.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Kennen Sie das? Sie m\u00f6chten einen Kunden \u00fcber einen bevorstehenden Termin informieren oder nach einem Besuch schnell einen Bericht an den Innendienst weiterleiten. Beides erforderte bisher einen Umweg \u00fcber Ihr externes E-Mail-Programm. Ab sofort erledigen Sie beides mit den neuen Funktionen direkt in portatour\u00ae: Termin per E-Mail ank\u00fcndigen und Bericht als E-Mail senden. 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