Le comité d’entreprise de votre société, pose-t-il des questions sur portatour® et vous n’êtes pas à 100% sûr en ce qui concerne les réponses? Cet article traite les questions posées le plus souvent et vous aidera ainsi dans l’entretien avec le comité d’entreprise.
portatour® est avant tout un outil utile pour les représentants itinérants mêmes. La planification de tournées automatique simplifie absolument le quotidien sur le terrain. Travailler du jour au jour avec portatour® signifie:
- Moins d’effort pour la planification de tournées: un clic de bouton suffit!
- Un soutien dans l’atteinte des objectifs (nombre de visites, chiffre d’affaires, …)
- Une meilleure vue d’ensemble sur votre zone et vos clients
- Plus de temps pour des visites clients
- Moins de kilomètres parcourus
- Plus de temps libre le soir ou le week-end
Pour le comité d’entreprise, portatour® est intéressant aussi parce qu’il soutient les employés à atteindre des objectifs économiques de l’entreprise. Il aide à mettre en oeuvre les directives du management en plans réalistes. Il protège ainsi les employés: s’il y a des objectifs irréalistes, portatour® indique cela immédiatement.
En outre, les plannings optimisés sont calculés de façon que les horaires de travail sont respectés et ne jamais dépassés. Le travail de planification qui a souvent été effectué dans le temps libre n’existe plus. portatour® s’occupe de la planification par un clic de bouton et crée des plans de visites en quelques secondes. De la même façon, il n’y aura plus de reporting le soir, car les comptes rendus de visites seront entrés dans portatour® pendant la journée, immédiatement après les visites clients.
Des fois, lors de l’introduction de portatour®, il y a néanmoins des doutes évoqués par le comité d’entreprise ou par le responsable de la protection des données sur les sujets de protection des données, surveillance et la vie privée. Ces doutes sont souvent le résultat de mauvaise information sur portatour® ou parce que certaines fonctionnalités ont été mal comprises. Quand les objectifs du projet n’ont pas été clairement définis en interne, cela peut aussi mener à des malentendus dans l’entreprise.
Ci dessous, nous souhaitons aborder les questions et doutes les plus souvent mentionnés.
Est-il possible pour un supérieur de déterminer à tout moment la position du représentant itinérant («géolocalisation à distance» ou «demande position GPS en direct»)?
Non, il n’est pas possible de déterminer la position à distance.
Lors du calcul du plan de visites, portatour® utilise comme point de départ soit l’adresse du domicile entrée soit, pendant la journée, l’adresse du client où le commercial a validé la visite en dernier. portatour® suppose que le représentant itinérant souhaite continuer sa tournée à partir de cette adresse-là. En option, le commercial peut laisser déterminer sa position par GPS une fois et l’utiliser ainsi en tant que d’adresse de départ pour la planification de la tournée. Cela n’est toutefois pas nécessaire et fonctionne seulement sur le périphérique du représentant même; il n’est pas possible de déterminer la position à distance. portatour® fonctionne donc aussi sur des appareils sans récepteur GPS ou avec récepteur GPS désactivé.
Nous, l’équipe portatour®, prenons explicitement nos distances de la géolocalisation des employés à distance, comme elle est implémentée dans d’autres logiciels.
Est-ce portatour® enregistre les mouvements ou trajets des employés («Traçage GPS»)?
Non, un traçage par GPS n’est pas possible avec portatour®.
Il n’est ainsi pas visible quand le représentant itinérant est parti de chez lui, quelles routes il a prises ou quand il est rentré chez lui le soir.
Nous, l’équipe portatour®, prenons explicitement nos distances du traçage par GPS, comme il est implémenté dans d’autres logiciels.
Le «géotagging» des comptes rendus, comment fonctionne-t-il?
Le géotagging est une fonctionnalité facultative de portatour® qui doit explicitement être activée. Quand le géotagging est actif, cela est clairement visible pour le commercial: Lors de la saisie du compte rendu, la position actuelle est affichée dans le compte rendu en tant que « géotag » et le commercial lui-même doit l’enregistrer. Le compte rendu doit typiquement être entré directement après la visite client; le représentant peut quand-même décider lui-même quand et où il entre le compte rendu de visite avec géotag.
À savoir: Le géotagging dans portatour® fonctionne comme le géotagging des photos sur les smartphones où la position du photographe est enregistrée avec la photo afin de pouvoir chercher des photos plus facilement.
Quelles données personnelles des utilisateurs sont enregistrées dans portatour®?
Prénom et nom de famille ainsi que l’adresse e-mail sont obligatoires; il est aussi possible d’entrer facultativement un numéro de téléphone portable afin de pouvoir envoyer les liens d’accès personnels aux utilisateurs par SMS. Pour les représentants itinérants, l’adresse de domicile est aussi entrée, puisqu’elle sert de point de départ et d’arrivée des tournées quotidiennes. Si cela n’est pas désiré, il est possible d’entrer une adresse dans ses environs.
Les comptes rendus contiennent-ils aussi une heure exacte?
Pour un meilleur reporting, les heures exactes peuvent être consignées dans les comptes rendus. Vous avez également la possibilité d’enregistrer seulement la date, sans indication d’une heure.
Est-ce que des supérieurs ont accès aux comptes portatour® des représentants itinérants?
Il est facultatif de créer d’autres utilisateurs pour ceux qui ne travaillent pas sur le terrain, p. ex. le service intérieur ou des directeurs régionaux, comme soi-disant « superviseurs ». Ces superviseurs ont accès aux comptes portatour® des représentants itinérants. À partir de 10 commerciaux, il est possible de limiter l’accès à des équipes individuelles par les groupes d’utilisateurs.
Est-il visible pour le management quand et combien de fois les utilisateurs utilisent le logiciel chaque jour?
Non, il n’est pas possible d’avoir des informations détaillées sur le comportement d’utilisation.
Y a-t-il des statistiques secrètes seulement pour le management?
Non, toutes les données contenues dans portatour® sont également visibles pour l’utilisateur.
Nos données, sont-elles en sécurité chez vous? Qu’est-ce que portatour® fait pour la protection des données?
Pour des informations détaillées sur les mesures que l’on utilise en ce qui concerne la sécurité de données, veuillez lire l’article Vos données sont tellement protégées chez portatour®.
Pourquoi vous devriez vous engager en faveur de portatour®
En conclusion, nous souhaitons récapituler en quelques points pourquoi le comité d’entreprise devrait activement s’investir pour une introduction de portatour® dans votre entreprise:
- portatour® aide votre équipe terrain à atteindre une augmentation de performance de 5% à 25%. Une meilleure performance signifie des chiffres d’affaires élevés pour l’entreprise, ce qui résulte en un emploi sûr pour tous les employés.
- Grace à l’intelligence artificielle de portatour®, les objectifs donnés au service extérieur sont réalistes et ainsi atteignables. Si le management donne des directives irréalistes, portatour® l’indiquera toute de suite.
- Le travail de planification qui a souvent été fait le soir ou le week-end disparaît.
- Les commerciaux et le management ont le même niveau d’information. Lors de réunions régulières, ils peuvent se baser sur les mêmes informations.
- portatour® est souvent suggéré par des représentants itinérants mêmes qui l’ont testé sur leur propre initiative et l’ont trouvé très utile.
- portatour® est un outil utile qui permet au service extérieur de gagner du temps et de menager leurs nerfs. C’est la fin du casse-tête sur la planification de tournées optimale.
- Avec portatour®, le commercial terrain ne travaille pas plus; il passe sa journée de travail plutôt de façon plus efficace et effective.