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La planification de tournées comme logiciel en tant que service dans le cloud ou comme logiciel auto-hébergé avec explosion des coûts?

Vous voulez employer une solution de planification de tournées professionnelle pour votre force de vente et vous vous trouvez face à la décision si vous achetez un logiciel et l’installez vous-même ou si vous l’obtenez comme logiciel en tant que service (SaaS: de l’anglais « Software-as-a-Service ») depuis le cloud? L’hébergement d’un logiciel entraîne une flopée de décisions, investissements, efforts d’entretien et coûts qui sont difficiles à prévoir. Dans l’article suivant, on vous montre ce qu’un fournisseur de SaaS fait pour vous et où vous économisez en conséquence de l’argent et du stress.

Le fournisseur du logiciel en tant que service seul est responsable pour le développement, l’installation, la configuration, la maintenance et l’exploitation. Vous utilisez le service dans l’étendue dont vous avez besoin et payez une redevance d’utilisation. Pour vous comme client, SaaS offre les avantages suivants:

  • Aucun investissement initial
  • Déploiement rapide
  • Coûts transparents par mois et utilisateur
  • Effort d’administration IT courant très faible
  • Accès mobile à partir de tous les appareils en tous lieux
  • Dépannage rapide et mises à jour régulières
  • Concentration sur votre activité principale au lieu d’IT

Malgré ces avantages, êtes-vous de l’avis que l’achat d’un logiciel et l’hébergement sur site sont moins chers? Jetons un œil, ci-suivant, sur l’investissement initial et sur les coûts courants que vous rencontreriez.

Investissements initiaux économisés par SaaS

Quand vous hébergez des logiciels vous-même, vous et vos employés attendent la même qualité qu’une solution SaaS comme le planificateur d’itinéraire portatour® offrirait. Afin d’atteindre cette qualité, les investissements suivants vous attendent dont un fournisseur SaaS se serait déjà occupé à votre place:

  • Matériel de serveur redondant
    Le logiciel doit être disponible 24/7, le serveur fonctionner constamment. Un disque dur tombé en panne ne peut pas gêner votre activité. Vous avez donc besoin d’au moins deux serveurs avec des composantes redondantes (alimentation électrique, disques durs, …). En outre, le logiciel ainsi que la base de données doivent être correctement configurés pour un service redondant.
  • Processeurs puissants
    L’optimisation d’itinéraire automatique est une tâche de calcul extrêmement exigeante. Afin que vos employés n’aient pas à attendre des résultats pendant des minutes, vous avez besoin de plusieurs processeurs très performants et chers qui travaillent en parallèle. Le plus nombreux ils sont, le mieux (et cher). Vous les achetez complètement, même si des tournées ne sont calculées et optimisées que quelques fois par jour.
  • Licences de logiciels tiers
    Il ne suffit pas d’acheter l’application de planification d’itinéraire même. Vous payez au moins aussi pour le système d’exploitation nécessaire sur les serveurs et le système de base de données.
  • Matériel cartographique
    Pas d’optimisation d’itinéraire sans matériel cartographique. Vous devez donc négocier un contrat directement avec le fournisseur de carte de votre choix, concéder une licence sur le matériel et l’installer sur vos serveurs. Cela va sans dire que le rabais pour une seule entreprise n’est pas comparable au celui pour un fournisseur cloud qui achète des licences en masse pour des milliers d’entreprises.
  • Installation dans votre propre centre de données
    Les serveurs ne sont que le début – vous avez besoin d’un centre de données sécurisé avec contrôle d’accès, climatisation, alimentation électrique sans interruption, groupe électrogène Diesel, un système de détection rapide de la fumée et un système d’extinction.
  • Sauvegarde de données automatique
    Si vous appréciez vos données, vous configurez une sauvegarde régulière. Plus court l’intervalle de sauvegarde, le mieux. La sauvegarde quotidienne est déjà le standard minimal. Veuillez noter que la sauvegarde ne peut pas se trouver dans le même centre de données que les serveurs de production et que vous avez par conséquent besoin des processus de transfert.
  • Connexion Internet, pare-feu, routage
    Vos employés veulent accéder à la planification de tournées depuis tout lieu. En conséquence, vous devez connecter vos serveurs à l’Internet – avec un débit suffisant et idéalement de façon redondante. Vous avez éventuellement besoin d’un deuxième fournisseur et des routeurs correctement configurés. Une fois la connexion établie, votre système doit être protégé par des pare-feux afin d’éviter un accès non-autorisé.
  • Sélection, installation, configuration
    Chaque composant du système global doit être sélectionné de manière coordonnée afin d’assurer la compatibilité. Ensuite, chacun doit être installé, configuré et documenté. L’espace de rack dans le centre de données, l’alimentation de courant avec capacité d’ASI suffisante, climatisation, débit de la connexion Internet, des adresses IP publiques, routage interne, processeurs, RAM, disques durs, système d’exploitation, base de données, serveur web, autorisations d’accès … tous ces paramètres doivent être coordonnés et correctement configurés.
  • Approbation, financement, commande, inventaire
    L’investissement atteint vite des dizaines de milliers d’Euro. Ce montant nécessite une autorisation interne. Vous clarifiez le financement, demandez des devis, comparez. Ensuite: commander tous les composants, recevoir des livraisons, vérifier la qualité, laisser éventuellement remplacer des parts erronées ou défectueuses, inventoriez. Et enfin, vous amortissez l’investissement comme immobilisation dans la comptabilité pendant des années.

Vous vous trouvez devant un grand investissement et vos employés peut-être devant un terrain inconnu. Toute la procédure du projet, de la décision à la finalisation, prend souvent des mois.

Vous croyez pouvoir réduire quelques dépenses? Seulement si vous diminuez vos attentes en ce qui concerne la qualité.

Un fournisseur SaaS fait cela comme activité principale, avec des employés expérimentés. Il reçoit des prix moins chers et peut planifier et échelonner le service. La plate-forme est déjà en service chez le fournisseur SaaS. L’accès est souvent disponible en quelques minutes.

Maintenance et frais d’exploitation économisés par SaaS

L’exploitation courante suit à l’installation initiale. Ici, il y a aussi beaucoup d’embûches qui peuvent faire exploser les coûts et les efforts:

  • Surveillance avec alarme automatique
    Chaque composant logiciel et matériel doit constamment être surveillé et vérifié – du routeur à la base de données. Une surveillance interne ainsi qu’une surveillance externe est nécessaire afin de garantir une disponibilité 24/7 aux collaborateurs mobiles. Si quelque chose tombe en panne, vous avez besoin des processus internes afin de clarifier qui est à être alarmé à quel moment et répare la panne.
  • Mises à jour de sécurité pour tous les systèmes
    Connaissez-vous Heartbleed? Non? Vous avez donc peut-être un problème de sécurité! Une mise à jour régulière de toutes les composantes logicielles est liée à l’exploitation des serveurs afin de fermer des failles de sécurité. Pour quelques mises à jour, vous avez seulement quelques jours ou heures pour leur installation. Avant la mise à jour, il faut vérifier dans un système de test que la compatibilité est toujours assurée. Si la mise à jour échoue, vous devriez avoir établi des processus de restauration rapides.
  • Des mises à jour de l’application même
    De bons fournisseurs logiciels mettent souvent des mises à jour de leur application à disposition – sur une base mensuelle ou encore plus souvent; d’une part pour réparer des erreurs, d’autre part pour introduire de nouvelles fonctions. Vous avez besoin d’une capacité personnel IT afin d’installer ces mises à jour sur vos serveurs.
  • Mises à jour des cartes routières régulières
    Le réseau routier change en permanence. De nouvelles connexions sont construites, des rues à sens unique établies, des limitations de vitesse changées. Vous ne voulez certainement pas que vos représentants sur la route recevront de mauvaises propositions de tournées. Vous devez en conséquence garder votre matériel cartographique à jour et l’installer régulièrement sur vos serveurs.
  • Vérifier régulièrement la sauvegarde de données et les systèmes de sécurité
    Vos sauvegardes et vos systèmes de sécurité (ASI, groupe électrogène Diesel, système d’extinction, …) doivent régulièrement être testés afin d’assurer leur fiabilité en cas d’urgence.
  • Observer les fichiers de journal, chercher et réparer des erreurs
    Votre département IT doit vérifier les fichiers de journal afin d’apercevoir des problèmes imminents à l’avance. En cas d’erreur, il n’est souvent pas facile de trouver la cause: s’agit-il d’une erreur du matériel ou du logiciel? Quel composant est le responsable? Le fournisseur du composant est-il (encore) joignable et offre-t-il du support?
  • Remplacer matériel défectueux
    Si une composante de vos serveurs tombe en panne, vous devez la remplacer vous-même. Pour cela, il serait bien d’avoir déjà des composantes de remplacement identiques en stock afin de pouvoir vite réagir et de ne pas avoir à vérifier la compatibilité de nouveau. Cela aussi coûte encore de l’argent.

Si vous externalisez ces tâches à un fournisseur SaaS, vous laissez la maintenance à un fournisseur qui est spécialisé en cela et vous économisez des coûts qui atteignent encore des dizaines de milliers d’Euro – par an!

SaaS se rentabilise à partir du premier employé, est immédiatement disponible et ne vous distrait pas de votre activité principale

Ne vous laissez pas distraire en construisant votre propre infrastructure IT pour l’optimisation de tournées qui aura besoin de votre attention pendant des années.

En particulier, si vous voulez évaluer le logiciel et commencer par un projet pilote avant, SaaS est le bon choix: Vous êtes immédiatement prêt à démarrer, commencez avec des utilisateurs sélectionnés et déployez étape par étape à tous les autres employés.

Les coûts totaux d’acquisition et de maintenance de la solution (TCO, de l’anglais « Total Cost of Ownership ») sont toujours transparents pour vous: les frais de licence mensuels couvrent tout. Il n’y a pas de coûts cachés ou imprévus qui n’étaient pas prévisibles avant le début de projet.

Au lieu de vous perdre dans des projets chers sans fin, démarrez avec des solutions SaaS comme portatour® et concentrez-vous sur votre activité principale: le service clientèle.