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12 astuces pour un déploiement réussi d’un logiciel d’optimisation de tournées pour votre équipe terrain

Avez-vous des représentants externes de la force de vente, du conseil ou du service dans votre entreprise? Souhaitez-vous introduire un logiciel pour la planification de tournées quotidienne afin de mieux planifier des visites clients? Une augmentation de l’efficacité permanente de 25% est possible – mais afin de cueillir les fruits, vous devez d’abord réussir le déploiement. Peu importe à quel point le logiciel est bon, lors du déploiement, beaucoup dépend de ce que vous faites bien (ou pas bien).

Dans tous les cas, suivez les 12 astuces suivantes que l’on a recueillies par plus de 100 déploiements d’entreprise du logiciel d’optimisation d’itinéraire portatour® par année.

  1. Les décideurs doivent tirer dans le même sens. La direction générale, la direction des ventes et les responsables IT doivent avoir le même but dans le projet de planification d’itinéraire et le communiquer de façon positive aux représentants. Tout le monde n’est pas encore convaincu? Informez-les et utilisez ces arguments pour les décideurs.
  2. Restez calme! Même si vous aimiez déjà avoir déployé une optimisation de tournées pour tous les employés hier, commencez par un projet pilote contrôlé avec des représentants itinérants sélectionnés. Comme cela, vous aurez le temps de vous mettre à l’aise avec le logiciel et de le configurer tout correctement dès le début. Vous vous épargnerez ainsi la critique de toute l’équipe. Dès que les « pilotes » s’y sont bien habitués, les bonnes nouvelles se répandront vite et toute l’équipe voudra joindre l’aventure.
  3. Démarrez avec 5 à 10 utilisateurs pilotes. Moins de 5? Si quelqu’un tombe malade, est en vacances ou quitte l’entreprise, vous n’aurez pas assez d’expérience pertinente à la fin. Plus de 10? Vous vous sentirez comme si vous gardiez des enfants à la maternelle.
  4. Démarrez avec les meilleurs. Des utilisateurs pilotes adaptés sont technophiles, ouverts, des ambitieux qui veulent s’améliorer. Inappropriés sont des gens qui préfèrent continuer de travailler « comme toujours » ou qui sont sceptiques envers la technologie. Peu importe à quel point le logiciel est bon: de mauvais pilotes ne laissent pas décoller votre projet; les bons pilotes, par contre, le font voler.
  5. Faites vos devoirs dans le CRM. Plus mauvaise la qualité des adresses dans votre CRM et plus de clients « morts » envahissent votre CRM comme des zombies, plus mauvais sera ensuite votre optimisation de tournées. Si vous mettez des déchets de votre CRM dans la planification d’itinéraire, des déchets sortiront de là aussi. Sortez les poubelles, et faites attention à la qualité dès le début.
  6. Donnez-vous des territoires et objectifs réalistes. Les zones des agents commerciaux ont-elles une bonne taille? Y a-t-il quelqu’un avec trop ou pas assez de clients? Avez-vous déterminé quel client doit être visité combien de fois selon, par exemple, une catégorisation ABC? Si quelque chose n’est pas encore claire ici, améliorez votre planification commerciale et territoriale stratégique.
  7. La technologie doit marcher avant que les représentants marchent.  Avant de commencer: configurez, testez, faites attention à la qualité de données! Nous serions ravis de vous aider dans le cadre d’un atelier de configuration. Les utilisateurs pilotes doivent visiter plus de clients en conduisant moins de kilomètres pendant le projet pilote et ne pas se trouver face à des erreurs que l’on aurait pu corriger avant. Et pour cela, vous avez besoin d’un expert informatique dans l’équipe et pas d’un stagiaire.
  8. Formez les premiers utilisateurs. « Apprentissage par la pratique » est bien, mais travailler « à l’aveugle » n’est quand-même pas recommandé. Le premier jour du projet pilote, organisez une formation pour les utilisateurs pilotes sur le terrain ainsi que pour le support informatique et le directeur des ventes. Laissez faire la première formation par des experts qui connaissent le bon emploi du logiciel lors de questions individuelles. Chez portatour®, nous offrons pour cela des formations pour les utilisateurs. Plus tard, les premiers utilisateurs peuvent former d’autres employés en interne – comme dans une « pyramide de formation ».
  9. Des questions et de la critique sont bien – à condition que vous répondiez. Les commerciaux terrain auront des questions, ils vont éventuellement aussi critiquer le logiciel ou le nouveau processus. Bien! Cela montre de l’intérêt. Trouvez une personne de contact centrale, par exemple le service informatique, un manager de projet ou le directeur des ventes. Celle-ci répond aux questions dans un court délai et envoie la réponse à tous les pilotes – chacun peut ainsi profiter de l’information et apprendre quelque chose de l’erreur et des problèmes des autres. La personne de contact s’établit comme nœud de savoir interne en ce qui concerne la planification d’itinéraire, ce qui vous rend indépendant des prestations de support externes.
  10. Démarrez le pilote en conditions réelles. À partir du moment où vos représentants utilisent la planification d’itinéraire sur la route en tant qu’exploitation pilote, ils créent des données réelles: rendez-vous, comptes rendus, données clients. Ceux-ci sont des données précieuses. Faites attention à ce que ces données ne finissent pas dans la poubelle mais plutôt puissent être transférées dans des systèmes existants.
  11. Soyez courageux, conduisez sur de nouveaux chemins. Qui continue de prendre les mêmes chemins qu’avant, obtiendra toujours les mêmes résultats. Jetez vos « tournées éprouvées » par-dessus bord; vous avez pour cela maintenant le projet pilote comme expérience contrôlée. Ne cédez pas face à des employés qui veulent continuer de « visiter le client bien aimé le mercredi (pour prendre un café) ». Laissez le logiciel d’optimisation calculer les tournées; les représentants doivent les suivre. C’est seulement comme cela que vous pouvez visiter jusqu’à 25% plus de clients.
  12. Mesurez et améliorez en permanence, pas seulement à la fin. N’attendez pas jusqu’à la fin du projet pilote afin de recueillir de l’information – cela peut mener à une fin amère. Un questionnaire à la fin ne suffit pas. Accompagnez plutôt le projet pilote: lisez tous les jours le portatour® Rapport, vérifiez les plans de visites, et demandez aux utilisateurs pilotes leurs retours dans le cadre des sessions question-réponse. Ainsi, des problèmes seront tout de suite résolus et des réussites immédiatement communiquées à tout le monde.

Nous vous souhaitons beaucoup de succès. D’autres questions? L’équipe d’experts autour du portatour® planificateur de tournées est à votre disposition: www.portatour.com