Stellt der Betriebsrat Ihres Unternehmens Fragen zu portatour®, und Sie sind sich nicht in allen Punkten sicher? Dieser Artikel soll Ihnen als Hilfestellung dienen und Sie bei häufig gestellten Fragen im Gespräch mit dem Betriebsrat unterstützen.
portatour® ist in erster Linie ein Hilfswerkzeug für die Außendienstmitarbeiter selbst. Die automatische Tourenplanung vereinfacht den Alltag im Außendienst immens. Denn tägliches Arbeiten mit portatour® bedeutet:
- Mehr Freizeit am Abend bzw. Wochenende
- Erleichterung bei der Besuchsplanung: Wochentour mit nur einem Knopfdruck
- Mehr Arbeitssicherheit durch Einhaltung der Arbeitszeit, Berücksichtigung von Übernachtungen
- Weniger Zeit im Auto durch fahrzeitoptimierte Tourenplanung
- Besserer Überblick über das eigene Gebiet und seine Kunden, unterschiedlichste Darstellungsmöglichkeiten auf der Landkarte (fällige Kunden, Umsatzklassifikation uvm.)
- Unterstützung bei der Zielerreichung (Besuchsanzahl, Umsatz, …)
Für den Betriebsrat ist portatour® interessant, weil optimierte Tourenpläne so berechnet werden, dass Arbeitszeiten eingehalten und nicht überzogen werden. Die Planungsarbeit, die bisher oft in der Freizeit erledigt wurde, fällt weg. portatour® übernimmt die Planung per Knopfdruck und erstellt Besuchspläne innerhalb von wenigen Sekunden. Gleichermaßen entfällt auch abendliches Berichtswesen, da Besuchsberichte in portatour® tagsüber direkt nach den Besuchen eingetragen werden.
Des Weiteren unterstützt portatour® den Arbeitnehmer dabei, wirtschaftliche Unternehmensziele zu erreichen. Es hilft, die Vorgaben des Managements in machbare Pläne umzusetzen und schützt so auch den Arbeitnehmer: Sind Ziele unrealistisch, dann wird das durch portatour® schon im Vorfeld aufgezeigt.
Trotzdem gibt es bei der Einführung von portatour® manchmal Bedenken vom Betriebsrat oder auch vom Datenschutzbeauftragten in Bezug auf die Themen Datenschutz, Überwachung und Privatsphäre. Diese Bedenken resultieren meistens aus einer Fehlinformation über portatour® oder daraus, dass einzelne Funktionen missverstanden werden. Auch wenn das Projektziel intern nicht klar definiert ist, kann es zu Missverständnissen innerhalb des Unternehmens kommen.
Im Folgenden möchten wir auf die am meisten angesprochenen Punkte und Fragen eingehen.
Kann der aktuelle Standort eines Außendienstmitarbeiters jederzeit durch einen Vorgesetzten geortet werden („Fernortung“ bzw. „Live-GPS-Standortabfrage“)?
Nein, eine Standortabfrage aus der Ferne ist nicht möglich.
Beim Berechnen des Besuchsplans verwendet portatour® als Startpunkt entweder den angegebenen Heimatort oder, während des Tages, die Adresse des Kunden, bei dem der Außendienstmitarbeiter zuletzt einen Besuch protokolliert hat. portatour® geht davon aus, dass der Außendienstmitarbeiter von dieser Adresse aus weiterfahren möchte. Optional kann der Außendienstmitarbeiter seinen Standort einmalig via GPS ermitteln und als Abfahrtsadresse für die Tourenplanung verwenden lassen. Dies ist aber nicht notwendig und funktioniert nur am Gerät des Außendienstmitarbeiters selbst, aus der Ferne ist der aktuelle Standort nicht ermittelbar. portatour® läuft somit auch auf Geräten ohne GPS-Empfänger bzw. mit ausgeschaltetem GPS-Empfänger.
Wir vom Team portatour® distanzieren uns ausdrücklich von Fernortung von Mitarbeitern, wie es in anderen Programmen zu finden ist.
Zeichnet portatour® die Bewegungen bzw. Fahrstrecken der Mitarbeiter auf („GPS-Tracking“)?
Nein, GPS-Tracking ist mit portatour® nicht möglich.
Es ist somit nicht ersichtlich, wann der Außendienstmitarbeiter von zuhause losgefahren ist, welche Fahrstrecken er zurückgelegt hat, oder wann er abends wieder zuhause angekommen ist.
Wir vom Team portatour® distanzieren uns ausdrücklich von automatischem GPS-Tracking, wie es in anderen Programmen zu finden ist.
Wie funktioniert das „Geotagging“ von Besuchsberichten?
Geotagging von Besuchsberichten ist eine optionale Funktion von portatour®, die explizit aktiviert werden muss. Im Falle, dass Geotagging eingeschaltet ist, ist dies für den Außendienstmitarbeiter klar erkenntlich: Bei Eingabe eines Besuchsberichts wird der aktuelle Standort als „Geotag“ beim Bericht angezeigt und der Außendienstmitarbeiter muss explizit speichern. Typischerweise soll die Berichtseingabe unmittelbar nach dem Kundenbesuch erfolgen, der Außendienstmitarbeiter kann dennoch immer selbst entscheiden, wann und wo er seinen Besuchsbericht mit Geotag einträgt.
Hinweis: Geotagging in portatour® passiert ähnlich dem Geotagging beim Fotografieren auf Smartphones, wo beim Foto der Standplatz des Fotografen mitgespeichert wird, um danach Fotos einfacher suchen zu können.
Welche persönlichen Daten der Benutzer werden in portatour® gespeichert?
Vor- und Nachname sowie E-Mail Adresse sind Pflicht, optional kann die Mobiltelefonnummer hinterlegt werden, um den Benutzern ihren persönlichen Zugangslink auch per SMS senden zu können. Bei Außendienstmitarbeitern wird außerdem die Heimatadresse angegeben, die als Start- und Endpunkt der täglichen Touren dient. Ist dies nicht erwünscht, kann auch eine Adresse in der Nähe eingetragen werden.
Wird mit den Besuchsberichten auch eine genaue Uhrzeit gespeichert?
Für ein besseres Reporting können Berichte mit der genauen Uhrzeit protokolliert werden. Sie haben aber die Möglichkeit, bei Besuchsberichten nur das Datum zu speichern, ohne eine Uhrzeitangabe.
Haben Vorgesetzte Zugriff auf die portatour®-Konten der Außendienstmitarbeiter?
Optional ist es möglich, weitere Benutzer, die nicht im Außendienst sind, wie z.B. Innendienstmitarbeiter oder Regionalleiter als sogenannte „Supervisor“ anzulegen. Diese Supervisors haben Zugriff auf die portatour®-Konten der Außendienstmitarbeiter. Ab 10 Außendienstmitarbeitern kann man mittels Benutzergruppen das Zugriffsrecht auf einzelne Teams einschränken.
Ist für Vorgesetzte ersichtlich, wann und wie häufig die Benutzer die Software täglich verwenden?
Nein, es ist nicht möglich, detaillierte Informationen zum Nutzungsverhalten zu erhalten.
Gibt es geheime Statistiken nur für Vorgesetzte?
Nein, alle in portatour® enthaltenen Daten sind auch für den Benutzer selbst gleichermaßen einsehbar.
Wie sicher sind unsere Daten bei Ihnen? Was tut portatour® für Datenschutz?
Für detaillierte Informationen zu den Maßnahmen, die wir für Datensicherheit setzen, lesen Sie bitte den Artikel So sicher sind Ihre Daten bei portatour®.
Warum Sie sich für portatour® einsetzen sollten
Abschließend möchten wir in einigen Punkten zusammenfassen, warum sich der Betriebsrat aktiv für die Einführung des portatour® Tourenplaners im Unternehmen einsetzen sollte:
- portatour® stellt sicher, dass die Außendienstmitarbeiter innerhalb der Arbeitszeit sicher wieder nach Hause kommen. Staus und Baustellen werden berücksichtigt.
- Tourenplanung oder Besuchsdokumentation, die bisher oft abends oder am Wochenende erledigt wurden, fallen weg. Das sorgt für mehr Mitarbeiterzufriedenheit.
- In vielen Fällen wird portatour® aus Eigeninitiative von Außendienstmitarbeitern selbst ihrem Unternehmen als nützliches Werkzeug vorgeschlagen. Das Feedback von den Benutzern wird laufend in den Planungsalgorithmus eingebettet.
- portatour® ist der Werkzeugkasten für alle Anforderungen und Aufgaben im Außendienst.
- Die künstliche Intelligenz von portatour® hilft den Außendienstmitarbeitern beim Erreichen der Zielvorgaben. Setzt das Management unrealistische Vorgaben, wird das in portatour® aufgezeigt.
- portatour® verhilft dem Außendienst zu einer Performance-Steigerung von 5% bis 25%. Bessere Performance bedeutet mehr Umsatz für die Firma, was wiederum in sicheren Arbeitsplätzen für alle Arbeitnehmer resultiert.