Ihre Daten mit portatour® synchronisieren – dank vieler Schnittstellen einfach umgesetzt

Sie fragen sich, wie Sie Ihre bestehenden Daten in portatour® zur Tourenplanung verwenden können? Folgender Artikel zeigt Ihnen die verschiedenen Schnittstellen und Funktionen, mit denen Sie Ihre Daten in portatour® importieren und aus portatour® exportieren können.

Manuelle Synchronisation via Excel/CSV

Sind Ihre Daten in Excel oder CSV verfügbar? Ein Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang des Imports von Kunden, Terminen, Berichten und Benutzern. Später können Sie die bestehenden Daten in portatour® durch einen erneuten Import aktualisieren. Alle Daten lassen sich auch jederzeit wieder als Excel- oder CSV-Datei exportieren.

Automatische Synchronisation mit Ihrem CRM/ERP

Werden Ihre Kundendaten in einem beliebigen CRM/ERP-System oder in einer mobilen Außendienst-App verwaltet, nutzen Sie einfach die vielfältigen Import-/Export- und Automations-Funktionen der portatour® API. Entweder Ihr System stellt Daten regelmäßig als Excel- oder CSV-Dateien zur Verfügung oder Sie sprechen die portatour® API über HTTPS direkt aus der Programmierumgebung Ihres CRM/ERP an. Durch eine regelmäßige – etwa nächtliche – Synchronisation verfügen die Außendienstmitarbeiter immer über aktuelle Kundendaten und das Management über aktuelle Besuchsberichte. portatour® Anywhere API

Automatische Synchronisation mit Salesforce.com

Sind Ihre Kundendaten in Salesforce.com gespeichert? Dann nutzen Sie portatour® für Salesforce um Ihre Accounts, Leads, Kontakte, Termine, Besuchsberichte und Benutzer mit den entsprechenden Daten in Salesforce zu synchronisieren. Die App dazu ist im Salesforce AppExchange verfügbar.

Automatische Synchronisation mit Microsoft Dynamics CRM

Verwenden Sie Microsoft Dynamics CRM? Mit portatour® für Microsoft Dynamics CRM synchronisieren Sie Ihre Firmen, Leads, Kontakte, Termine, Besuchsberichte und Benutzer mit portatour®. Das Installationspaket ist für Dynamics CRM 2011, 2013, 2015 und 2016 sowohl On-Premise als auch On-Demand verfügbar.

Freigabe und Abonnieren des Kalenders via iCal

Wollen Sie Ihren Besuchsplan oder Ihre Besuchsberichte in Ihrem Kalender sehen? Über die iCal Kalenderfreigabe abonnieren Sie einfach die portatour® Daten und sehen diese in Outlook, im Google Kalender oder am Android/iOS Smartphone und Tablet. Dies kann sowohl durch den Außendienst als auch durch Innendienst oder Management zentral abonniert werden. iCal

Abonnieren des OData-Feeds für Excel-Datenanalysen

Wollen Sie die Kunden- und Besuchsdaten Ihrer Außendienstmitarbeiter in Excel oder einem anderen Business Intelligence (BI) System analysieren? Als Tabellen, Diagramme, Pivot-Tabellen oder auf einer Landkarte? portatour® stellt mit dem OData-Feed einen einfachen Weg zur Verfügung, über den Sie alle Daten in Excel importieren und abonnieren. Etwa ist die der Darstellung von Besuchsberichten auf einer Landkarte durch die OData Schnittstelle möglich. Sie richten die Auswertungen einmal auf Ihre Bedürfnisse ein – die Aktualisierung erfolgt per Knopfdruck in Excel. Damit sind Ihre Analysen und Statistiken in Excel immer aktuell und Sie müssen nicht händisch Daten herunterladen.

Programmierschnittstelle für Entwickler

Sie haben bereits eine mobile Außendienstanwendung im Einsatz, in welcher Benutzer Zugriff auf Kundendaten und einen eigenen Kalender haben? Sie wünschen sich dazu noch optimierte Routen innerhalb dieser bestehenden Umgebung? Verwenden Sie die erweiterten Funktionen der portatour® Programmierschnittstelle (API) um die Intelligente Tourenplanung von portatour® zu nutzen. portatour® Anywhere API

Wir helfen Ihnen bei der Entscheidung und Umsetzung

Sind Sie unschlüssig, welche Variante für Ihr Anwendungsszenario die beste ist? Kontaktieren Sie uns unter sales@portatour.com – wir helfen Ihnen gerne.

Bei der Umsetzung stehen wir Ihnen im Rahmen von Setup-Workshops und API-Workshops zur Seite.


Praxisbeispiel: So binden Sie ein beliebiges CRM an portatour® an

Was Sie benötigen:

  • Eine portatour® Anywhere Lizenz mit 2 oder mehr Benutzerkonten (=Firmenzugang)
  • Ihre Daten als Excel oder CSV

1. Schritt: Manueller Import & Export

Die Einrichtung der Synchronisation erledigen Sie in zwei Schritten. Im ersten Schritt importieren Ihre Daten über die Web-Oberfläche von portatour® Anywhere und erledigen dabei die Konfiguration.

  • Ein Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang des Imports von Kunden, Terminen, Berichten, und Benutzern.
  • portatour® erweist sich dabei als höchst flexibel: Die Spalten der Importdatei müssen keinem vorgegebenen Schema entsprechen. Die Feldzuordnung führen Sie einmalig im Assistenten durch.
  • Sie definieren, welches Feld als Schlüssel für die Identifikation Ihrere Datensätze verwenden werden soll. In portatour® wird dies als Externe ID bezeichnet.
  • Der Importassistent eignet sich auch zum Aktualisieren bestehender Daten in portatour®. Auf Wunsch werden nur ausgewählte Felder aktualisiert – z.B. der aktuelle Jahresumsatz oder geänderte Ansprechpartner. Die Externe ID dient als Schlüssel.
  • Der Export von Kunden, Terminen, Berichten, und Benutzern in eine Datei gelingt einfach auf Knopfdruck in der Benutzeroberfläche.

Der manuelle Import und Export ist in wenigen Minuten eingerichtet. In kleinen Unternehmen mit wenigen Außendienstmitarbeitern sind Sie so sofort startklar.

Sie können den ersten Import auch gemeinsam mit dem portatour® Team im Rahmen eines Setup-Workshops durchführen.

2. Schritt: Automatischer Import & Export via API (Programmierschnittstelle)

Sollte der Datenaustausch regelmäßig stattfinden (etwa wöchentlich oder täglich), kommt die portatour® Anywhere API in Frage, um den Vorgang zu automatisieren. Ihre Außendienstmitarbeiter haben so immer die aktuellsten Daten zur Verfügung und das Management Zugriff auf die aktuellen Besuchsberichte zur Auswertung. Automation führt zu Zeitersparnis und höherer Qualität in den Daten, da mögliche Fehler einer manuellen Übertragung vermieden werden.

Genauso empfehlen wir die Nutzung der API wenn die Daten für viele Benutzer hochgeladen werden.

  • Bei Verwendung der API werden Dateien automatisch über eine verschlüsselte HTTPS-Schnittstelle zu portatour® hochgeladen bzw. runtergeladen.
  • Als Datei-Formate sind wiederum Excel, OpenOffice und Text/CSV möglich.
  • Ebenso wie beim manuellen Import ist über die API die feldweise Aktualisierung von Daten in portatour® möglich.
  • Die Konfiguration der Feldzuordnungen für die API ist bereits bequem im ersten Schritt über die graphische Benutzerschnittstelle des manuellen Import-Assistenten erfolgt. Die entsprechende Konfigurationsdatei für die API laden Sie aus der Benutzeroberfläche herunter. Der Umstieg von der manuellen zur automatischen Datensynchronisation ist somit fließend und unkompliziert.
  • Idealerweise automatisieren Sie den Zugriff auf die API mittels Skripts (Batch-Dateien), die regelmäßig aufgerufen werden. Für die Kommunikation über das standardisierte HTTPS Protokoll stehen auf Kommandozeilenebene kostenlose Softwarepakete wie etwa cURL oder Wget für viele Betriebssysteme zur Verfügung. Die API kann aber genauso aus jeder Programmierumgebung angesprochen werden.
  • Die Einrichtung der Datensynchronisierung via API erfordert IT-Kenntnisse und Zeit, spart Ihnen aber mittel- und langfristig Arbeit und sorgt für konsistente Datenbestände in Ihrem Unternehmen.

Sie erhalten Zugriff auf die API, sobald Sie zwei oder mehr Benutzerlizenzen von portatour® erworben haben. Gesonderte Kosten fallen für die API nicht an. Die technische Dokumentation inkl. Beispielen finden Sie als Administrator in den portatour®-Optionen.

Gerne richtet das portatour® Team mit Ihnen gemeinsam den Zugriff auf die API im Rahmen eines API Workshops ein.

Übersicht: Funktionen der portatour® API

  • Import und Export von Kunden, Terminen, Besuchsberichten, Benutzern.
  • Volle Automatisierung der Benutzerverwaltung, d.h. automatische Benutzeranlage und -aktualisierung, Vergabe von Berechtigungsstufen, Zuordnung zu Benutzergruppen, Deaktivierung von Benutzern.
  • Selektiver Update einzelner Felder und einzelner Datensätze.
  • Freie Wahl von Spaltennamen und der Spalten-Reihenfolge in Ihrer Importdatei
  • Schlüsselfelder identifizieren Datensätze bei Updates eindeutig. Sie vergeben die sogenannte „Externe ID“.
  • Automatische Löschung von Datensätzen aus portatour®, die in Ihrer Importdatei nicht mehr vorhanden sind.
  • Start der Besuchsplanberechnung
  • Download der berechneten Besuchspläne
  • Download von Entfernungs- und Fahrzeittabellen (z.B. „Umliegende Kunden“ oder „Kunden, die am Weg liegen“)