Mit automatischen Routenplanern mehr Kunden besuchen – so legen Sie los!

Im Außendienst gibt es verschiedene Möglichkeiten, zu mehr Kunden und mehr Umsatz zu kommen. Ein wichtiger Aspekt ist eine gute Tourenplanung: Welche Kunden sollen an welchen Tagen in welcher Reihenfolge besucht werden? Viele Handelsvertreter und Außendienstmitarbeiter fahren entweder noch „chaotisch“ auf Zuruf einzelner Kunden oder planen ihre Tages-, Wochen- und Monatstouren immer mühsam von Hand. Dies ist zeitaufwändig und es ist schwierig, alle Vorgaben zu erreichen. Unnötige Kilometer sind oft die Folge. Inzwischen gibt es fortgeschrittene Software zur Außendienst-Routenplanung, die den ganzen Vorgang automatisiert. Ein Computer kann Ihre Touren sowohl schneller berechnen als auch bessere Ergebnisse bringen. Lernen Sie in diesem Artikel, wie Sie mit automatischer Tourenplanung loslegen.

Ausgangsbasis: Die zu besuchenden Adressen

Als Basis für die Routenplanung dienen immer die Adressen jener Kunden, die besucht werden sollen – wie auch schon bei der manuellen Planung. Für die automatische Routenplanung benötigen Sie die Adressen in einer Excel- oder Textdatei. Nutzen Sie die Aufbereitung der Kundendaten in einer Datei dazu, um die Qualität zu prüfen:

  • Sind alle Kunden darin vorhanden oder fehlen welche?
  • Finden Sie darin „Kundenkarteileichen“, d.h. Kunden, die Sie nicht mehr besuchen?
  • Gibt es irrtümlich Doubletten – z.B. Rechnungsadressen vs. Lieferadressen von Kunden?
  • Sind in der Datei alle Angaben zu den Kunden enthalten, die neben der Adresse  für Ihre Besuchsplanung noch wichtig sind – z.B. Ansprechpartner, Telefonnummern oder Öffnungszeiten?
  • Haben Sie eine Kundenklassifikation (z.B. A/B/C) eingetragen, aufgrund derer sich die Besuchsfrequenz ergibt – z.B. A-Kunden wöchentlich, B-Kunden monatlich, C-Kunden jährlich. Nur In den seltensten Fällen empfiehlt es sich nämlich, alle Kunden im gleichen Intervall zu besuchen.
  • Ist in der Datei eventuell sogar hinterlegt, wann Sie dem Kunden das letzte Mal einen Besuch abgestattet haben?

Importieren, Landkarte und Übersicht

Der nächste Schritt ist, die vorbereitete Kundendatei in die Routenplaner-Software zu importieren. Während des Importvorgangs wird jede Kundenadresse automatisch auf der Landkarte lokalisiert (in der Fachsprache: „geokodiert“). Als Ergebnis erhalten Sie eine Übersicht all Ihrer Kunden auf einer Landkarte.

show customers on map

Prüfen Sie, ob es geografische „Ausreißer“ gibt – d.h. Kunden, die weit von Ihrem hauptsächlichen Tätigkeitsgebiet entfernt liegen. Lohnt es sich wirklich, diese zu besuchen und viel Zeit im Auto zu verbringen? Abhängig vom Funktionsumfang der Software können Sie die Landkarte auch für „Geomarketing“-Aufgaben nutzen, um zusätzliche Informationen darzustellen, z.B. Umsatzgröße der Kunden –  wie etwa hier bei der portatour® Landkarte:

Landkarte mit Umsatz-Färbung

Nicht mehr manuell planen, sondern automatisch planen lassen

Jetzt kommt der entscheidende Punkt: Früher mussten Sie nun selber suchen, welche Kunden Sie an welchem Tag besuchen wollen. Sie haben dies hoffentlich anhand der Priorität Ihrer Kunden getan („Welcher Kunde ist wichtig? Welche wurden lange nicht besucht?“) und haben naheliegende Kunden möglichst in einer Tagestour gemeinsam besucht. Nicht einfach, all das unter einen Hut zu bringen. Ein moderner Routenplaner erledigt das für Sie: Sie geben einfach vor, welche Kunden wie oft besucht werden sollen (Besuchsfrequenz bzw. Besuchsintervall) und die Software wählt automatisch aus, welche Kunden idealerweise an welchem Tag besucht werden sollten. Dabei identifiziert die Software automatisch Kunden, die nahe gelegen sind und stellt entsprechend Tagestouren effizient und kilometeroptimiert zusammen.

routenplaner-portatour-route

Bei dieser Aufgabe trennt sich allerdings die Spreu vom Weizen unter den Routenoptimierungsprogrammen. Während der Großteil der am Markt verfügbaren elektronischen Routenplanern maximal 8 bis 25 von Ihnen ausgewählte Kunden in die richtige Reihenfolge für einen einzigen Tag bringt, ist das vollautomatische Erstellen von optimierten Touren für eine ganze Woche oder noch länger nur in der Königsklasse der Routenplaner umgesetzt.

Beispielsweise zählt portatour® zu diesen führenden Routenplanern und Sie erhalten damit auf Knopfdruck einen optimierten Tourenplan für mehrere Tage oder Wochen – mit Berücksichtigung sämtlicher Rahmenbedingungen – z.B. Öffnungszeiten Ihrer Kunden oder fix eingetragener Termine in Ihrem Kalender. Damit wird Tourenplanung zum Kinderspiel. Tipp: 30 Tage kostenlos testen!

Wie geht es weiter?

Wenn Sie einmal von manueller auf automatische Routenplanung umgestiegen sind, öffnet sich eine Reihe weiterer Optimierungspotentiale. Abonnieren Sie unseren Blog, um am Laufenden zu bleiben.