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Routenplanung als Software-as-a-Service aus der Cloud oder als Software im Eigenbetrieb mit Kostenexplosion?

Sie wollen eine professionelle Routenplanungslösung einsetzen und stehen vor der Entscheidung, ob Sie die Software kaufen und selbst installieren oder als „Software-as-a-Service“ (SaaS) aus der Cloud beziehen? Wenn Sie Software selbst betreiben wollen, kommt ein Rattenschwanz an Entscheidungen, Investitionen, Wartungsaufwänden und Kosten auf Sie zu, der schwer abzuschätzen ist. Was Ihnen ein SaaS-Anbieter abnimmt und wo Sie dadurch Kosten und Nerven sparen, zeigen wir im folgenden Artikel.

Bei Software-as-a-Service ist der Anbieter der Software alleine für Entwicklung, Installation, Konfiguration, Wartung und Betrieb verantwortlich. Sie nutzen den Service in jenem Umfang, in dem Sie ihn benötigen und zahlen dafür ein Nutzungsentgelt. Für Sie als Kunden bietet SaaS folgende Vorteile:

  • Keine Anfangsinvestition
  • Schnelle Inbetriebnahme
  • Transparente Kosten pro Monat und Benutzer
  • Geringer laufender IT-Administrationsaufwand
  • Mobiler Zugriff von allen Geräten und Standorten aus
  • Rasche Fehlerbehebung und regelmäßige Updates
  • Konzentration auf Ihr Kerngeschäft anstatt auf IT

Sind Sie trotz dieser Vorteile der Meinung, dass Sie mit einmalig gekaufter Software und eigenem Betrieb dieser Software günstiger fahren? Dann betrachten wir folgend sowohl die Anfangsinvestitionen als auch die laufenden Aufwände, die auf Sie zukommen würden.

Anfangs-Investitionen, die durch SaaS gespart werden

Wenn Sie Software selber betreiben, erwarten Sie und Ihre Mitarbeiter die gleiche Qualität, die auch eine SaaS Lösung wie der portatour® Routenplaner bieten würde. Um diese Qualität zu erreichen, kommen folgende Investitionen auf Sie zu, die der SaaS Anbieter schon für Sie erledigt hat:

  • Redundante Serverhardware
    Die Software soll 24/7 verfügbar sein, der Server ständig laufen. Eine ausgefallene Festplatte darf Ihren Betrieb nicht stören. Sie benötigen somit zumindest zwei Server mit redundanten Komponenten (Netzteilen, Festplatten, …). Darüber hinaus muss Software und Datenbank richtig für redundanten Betrieb konfiguriert werden.
  • Hochleistungs – Prozessoren
    Automatische Routenoptimierung ist eine extrem rechenintensive Anwendung. Damit Ihre Mitarbeiter nicht minutenlang auf Ergebnisse warten müssen, benötigen Sie teure Hochleistungs-Prozessoren, die parallel arbeiten. Je mehr davon, umso besser (und teurer).  Diese Rechenpower kaufen Sie voll und ganz, auch wenn nur wenige Male pro Tag tatsächlich berechnet und optimiert wird.
  • Softwarelizenzen von Drittanbietern
    Es reicht nicht, die eigentliche Routenplanungs-Anwendung zu kaufen. Sie zahlen zumindest auch für das notwendige Betriebssystem auf den Servern und das Datenbanksystem.
  • Landkartenmaterial
    Ohne Landkartenmaterial keine Tourenoptimierung. Sie müssen also einen Vertrag direkt mit dem Landkartenanbieter Ihrer Wahl verhandeln, das Material lizenzieren und auf Ihren Servern installieren. Selbstredend, dass der Rabatt für ein einzelnes Unternehmen nicht vergleichbar mit dem für einen Cloud-Anbieter ist, der gesammelt für tausende Unternehmen lizenziert.
  • Installation im eigenem Rechenzentrum
    Die Server stehen nicht auf der grünen Wiese – Sie benötigen ein sicheres Rechenzentrum mit Zugangskontrolle, Klimaanlage, unterbrechungsfreier Stromversorgung, Dieselgenerator mit Tank, Rauchfrüherkennung und Brandlöschanlage.
  • Automatische Datensicherung
    Wenn Sie Ihre Daten schätzen, richten Sie eine regelmäßige Sicherung ein. Je kürzer das Sicherungsintervall, umso besser. Das tägliche Backup ist bereits Mindeststandard. Beachten Sie, dass das Backup nicht im selben Rechenzentrum wie die Produktivserver liegen darf und Sie deshalb Prozesse zur Übermittlung benötigen.
  • Anschluss ans Internet, Firewall, Routing
    Ihre Mitarbeiter wollen von überall aus auf die Tourenplanung zugreifen. Deshalb müssen Sie Ihre Server an das Internet anbinden – mit ausreichender Bandbreite und idealerweise redundant. Sie benötigen eventuell einen zweiten Anbieter und korrekt konfigurierte Router. Ist die Anbindung hergestellt, muss Ihr System durch Firewalls abgesichert werden, um ungebetene Gäste fern zu halten.
  • Auswahl, Installation, Konfiguration
    Jeder Bestandteil des Gesamtsystems muss aufeinander abgestimmt ausgewählt, installiert, konfiguriert, dokumentiert werden. Rack-Platz im Rechenzentrum, Stromversorgung mit ausreichend USV-Kapazität, Klima-Kühlleistung, Internet-Bandbreite, öffentliche IP-Adressen, internes Routing, Prozessoren, RAM, Festplatten, Betriebssystem, Datenbank, Webserver, Zugangsberechtigungen … alle diese Parameter müssen zueinander passen und korrekt konfiguriert werden.
  • Freigabe, Finanzierung, Bestellung, Inventarisierung
    Die Investition geht schnell in den Bereich der Zehntausende Euro hinein. Bei diesem Betrag brauchen Sie intern eine Freigabe, klären die Finanzierung, holen Angebote ein, vergleichen. Danach: Alle Komponenten bestellen, Lieferungen empfangen, prüfen, gegebenenfalls falsche oder fehlerhafte Teile austauschen lassen, inventarisieren. Am Ende alles als Investition im Anlagenverzeichnis der Buchhaltung über Jahre abschreiben.

Sie stehen vor einer großen Investition und Ihre Mitarbeiter vielleicht vor Neuland. Für den ganzen Vorgang sind von der Entscheidung bis zur Finalisierung oft Monate Projektlaufzeitzeit zu rechnen.

Sie glauben, davon etwas streichen zu können? Dann machen Sie zwangsläufig Abstriche an der Qualität.

Ein SaaS Anbieter betreibt das als Kerngeschäft, mit erfahrenen Mitarbeitern. Er bekommt günstige Preise und kann den Betrieb planen und skalieren. Beim SaaS Anbieter ist die Plattform bereits in Betrieb. Ihr Zugang ist oft in wenigen Minuten verfügbar.

Wartung und Betriebskosten, die durch SaaS eingespart werden

Nach der Erstinstallation folgt der laufende Betrieb. Auch hier gibt es wieder jede Menge Fallstricke, die sowohl Kosten als auch Aufwand explodieren lassen können:

  • Monitoring mit automatischer Alarmierung
    Jede Hardware- und Software-Komponente muss ständig überwacht und geprüft werden  – vom Router bis zur Datenbank. Sowohl interne Überwachung als auch Überwachung von außen ist nötig, um eine 24/7 Verfügbarkeit für mobile Mitarbeiter zu gewährleisten. Schlägt etwas fehl, benötigen Sie interne Prozesse, um zu klären, wer wann zu alarmieren ist und Probleme behebt.
  • Sicherheitsupdates für alle Systeme
    Sagt Ihnen Heartbleed etwas? Nein? Dann haben Sie vielleicht ein Sicherheitsproblem! Verbunden mit dem Betrieb der Server ist ein regelmäßiges Update sämtlicher Softwarekomponenten, um Sicherheitslücken zu schließen. Bei manchen Updates haben Sie nur wenige Tage oder Stunden Zeit, diese einzuspielen. Vor Updates ist in einem Testsystem zu prüfen, ob die Kompatibilität noch gewährleistet ist. Geht beim Update etwas schief, sollten Sie schnelle Wiederherstellungsprozesse aufgesetzt haben.
  • Updates der Anwendung selbst
    Gute Softwareanbieter stellen häufig Updates Ihrer Anwendung bereit  – zum Teil monatlich oder noch öfter. Einerseits um Fehler zu beheben, andererseits um neue Funktionen einzuführen. Sie benötigen IT-Personalkapazität, um diese Updates auf Ihren Servern einzuspielen.
  • Laufende Landkarten-Updates
    Das Straßennetz verändert sich laufend. Neue Verbindungen werden gebaut, Einbahnen eingeführt, Geschwindigkeitsbegrenzungen geändert. Sie wollen bestimmt nicht, dass Ihre Außendienstmitarbeiter falsche Tourenvorschläge bekommen. Deshalb müssen Sie das Landkartenmaterial aktuell halten und regelmäßig auf Ihren Servern einspielen.
  • Regelmäßige Datensicherung und Sicherheitssysteme kontrollieren
    Ihre Backups und Sicherheitssysteme (USV, Dieselgenerator, Brandlöschanlage, …) müssen regelmäßig geprüft werden, damit im Ernstfall auch wirklich darauf zurückgegriffen werden kann.
  • Logfiles kontrollieren, Fehler suchen und beheben
    Ihre IT-Abteilung muss Logfiles prüfen, um drohende Probleme im Vorfeld zu erkennen. Tritt ein Fehler auf, ist die Ursachenfindung oft nicht einfach: ist es ein Hardware oder ein Software-Fehler? Welche Komponente ist der Verursacher? Ist der Lieferant der Komponente (noch) erreichbar und bietet er mir Support?
  • Defekte Hardware ersetzen
    Fällt eine der Komponenten Ihrer Server aus, müssen Sie diese selbst austauschen.  Dazu ist es von Vorteil, wenn Sie schon mal baugleiche Ersatzkomponenten auf Lager halten, um schnell reagieren zu können und nicht nochmal auf Kompatibilität prüfen zu müssen. Auch das kostet wieder Geld.

Wenn Sie diese Aufgaben an einen SaaS Anbieter auslagern, überlassen Sie die Wartung einem Anbieter, der sich darauf spezialisiert hat und sparen Kosten, die wiederum in den Zehntausend Euro Bereich ragen – pro Jahr!

SaaS rechnet sich ab dem ersten Mitarbeiter, ist sofort startklar und lenkt Sie nicht von Ihrem Kerngeschäft ab

Lassen Sie sich nicht ablenken, indem Sie sich eine eigene IT Infrastruktur für Routenoptimierung eintreten, die jahrelang Ihre Aufmerksamkeit binden wird.

Gerade wenn Sie Software vorher testen und im Pilotbetrieb einsetzen wollen, ist SaaS die richtige Wahl: Sie sind sofort startklar, beginnen anfangs mit ausgewählten Benutzern und rollen schrittweise für alle Mitarbeiter aus.

Der „Total Cost of Ownership“ (TCO) ist für Sie immer transparent: die monatlichen Lizenzkosten decken alles ab. Es gibt keine verborgenen oder ungeplanten Kosten, die vor Projektbeginn nicht absehbar waren.

Also, anstatt sich in einem teuren, endlosen Projekt zu verlieren, starten Sie mit SaaS-Lösungen wie portatour® und konzentrieren Sie sich weiter voll auf Ihr Kerngeschäft: Ihre Kunden zu betreuen.