We Give Good Ideas

12 Tipps zur erfolgreichen Einführung von Tourenplanungs-Software für Ihren Außendienst

Betreiben Sie einen Außendienst für Vertrieb, Beratung oder Service in Ihrem Unternehmen? Wollen Sie Software zur täglichen operativen Tourenplanung einführen, um Kundenbesuche besser zu planen? 25% Effizienzsteigerung sind dauerhaft möglich – aber um diese Früchte zu ernten, müssen Sie zuerst die Einführung schaffen. Die Software selbst kann dabei noch so gut sein, bei der Einführung hängt viel davon ab, was Sie richtig (oder falsch) machen. 

Auf jeden Fall können Sie sich folgende 12 Tipps zu Herzen nehmen, die wir aus jährlich über 100  erfolgreichen Rollouts der Tourenplanungs-Software portatour®  bei Unternehmen gesammelt haben.

  1. Die Entscheider müssen an einem Strang ziehen. Geschäftsführung, Vertriebsleitung und IT-Verantwortliche müssen hinter dem Tourenplanungs-Projekt stehen und es positiv an die Außendienstmitarbeiter kommunizieren. Haben Sie noch nicht alle im Boot? Leisten Sie Aufklärungsarbeit. Kommunizieren Sie etwa diese Argumente an die Entscheider.
  2. Immer sachte mit den jungen Pferden! Auch wenn Sie lieber schon gestern eine Tourenoptimierung für alle Mitarbeiter ausgerollt hätten, starten Sie bitte mit einem kontrollierten Pilotprojekt mit ausgewählten Außendienstmitarbeitern. Sie können dann in Ruhe alle Kinderkrankheiten beseitigen und sparen sich die Kritik der versammelten Mannschaft. Sind die „Piloten“ sattelfest, spricht sich das herum und das ganze Team will mitmachen.
  3. Starten Sie mit 5 bis 10 Pilot-Anwendern. Weniger als 5? Fallen welche wegen Krankheit, Urlaub oder Kündigung aus, fehlen Ihnen am Ende die aussagekräftigen Erfahrungen. Mehr als 10? Sie werden sich fühlen, als ob Sie einen Sack Flöhe hüten.
  4. Starten Sie mit den Besten. Geeignete Pilot-Anwender sind technik-affin, aufgeschlossen, Performer, die sich verbessern wollen. Ungeeignet sind Menschen, die so arbeiten wollen „wie immer“ oder Technologie skeptisch gegenüber stehen. Egal wie gut die Software ist: die falschen Piloten sorgen dafür, dass Ihr Projekt nie abhebt, die richtigen bringen es zum Fliegen.
  5. Machen Sie Ihre Hausübungen im CRM. Je schlechter die Qualität der Adressen in Ihrem CRM, je mehr „tote“ Kunden als Zombies Ihr CRM bevölkern, desto schlechter wird dann auch Ihre Touren-Optimierung sein. Wenn Sie Müll aus dem CRM in die Tourenplanung stecken, kommt auch dort wieder Müll heraus. Bringen Sie den Daten-Müll vor die Tür, achten Sie von Anfang an auf Qualität.
  6. Stecken Sie realistische Gebiete und Ziele ab. Haben die Gebiete der Vertreter die richtige Größe? Haben Vertreter zu viele oder zu wenige Kunden? Haben Sie festgelegt, welcher Kunde wie oft besucht werden soll, zum Beispiel aufgrund einer ABC-Kategorisierung? Falls hier noch etwas unklar ist, verbessern Sie Ihre strategische Vertriebs- und Gebietsplanung.
  7. Die Technik muss laufen, bevor der Außendienst fährt. Bevor es losgeht: konfigurieren Sie, testen Sie, achten Sie auf Datenqualität! Wir helfen gerne in einem Setup-Workshop. Die Pilotanwender sollen im Pilotbetrieb mehr Kunden besuchen und weniger Kilometer fahren, nicht mit Fehlern konfrontiert werden, die man schon vorher hätte beseitigen können. Und dafür brauchen Sie den IT-Profi im Team, nicht den Praktikanten.
  8. Schulen Sie die Erstanwender. „Learning by doing“ ist gut, ein Schubs ins kalte Wasser aber dennoch nicht ratsam. Setzen Sie eine Einschulung an den ersten Tag des Pilotbetriebs, sowohl für Pilot-Anwender im Außendienst als auch für den IT-Support und den Vertriebsleiter. Lassen Sie die Erstschulung von Experten machen, der für individuelle Fragestellungen die richtige Umsetzung in der neuen Software kennt. Bei portatour® bieten wir dazu Benutzerschulungen an. Später können die Erstanwender dann intern weitere Mitarbeiter einschulen – in einer „Schulungspyramide“.
  9. Fragen und Kritik sind gut – solange Sie antworten. Die Außendienstmitarbeiter werden Fragen stellen und auch Kritik an der Software und am neuen Prozess üben. Gut! Dies zeigt Interesse. Schaffen Sie einen zentralen Ansprechpartner, z.B. IT-Support, Projektmanager oder Vertriebsleiter. Dieser beantwortet die Fragen zeitnah und sendet die Antwort an alle Piloten – so kann jeder aus Fehlern und Problemen anderer lernen. Und der Ansprechpartner etabliert sich als zentraler „Inhouse“-Wissensknotenpunkt zum Thema Tourenplanung, der Sie unabhängig von externen Supportleistungen macht.
  10. Starten Sie den Pilot als Echtbetrieb. Ab dem Moment, in dem Ihre Außendienstmitarbeiter die Routenplanung im Pilotbetrieb verwenden, erzeugen sie Echtdaten:  Termine, Besuchsberichte, Kundendaten. Dies sind wertvolle Daten. Sorgen Sie dafür, dass diese Daten nicht im Papierkorb verschwinden sondern in bestehende Systeme übernommen werden können.
  11. Haben Sie Mut, fahren Sie neue Wege. Wer weiterhin die gleichen Touren fährt wie früher, wird weiter die gleichen Ergebnisse erzielen. Werfen Sie jetzt bitte Ihre „bewährten Touren“ über Bord, dazu haben Sie den Pilotbetrieb als kontrolliertes Experiment. Geben Sie nicht den Außendienstmitarbeitern nach, die weiter „Mittwochs immer den Lieblingskunden (zum Kaffeetrinken) besuchen“ wollen. Lassen Sie sich neue, optimierte Touren berechnen und fahren Sie diese auch. Nur so können sie bis zu 25% mehr Kunden besuchen.
  12. Messen und verbessern Sie ständig, nicht erst am Ende. Warten Sie nicht auf das Ende des Pilotbetriebs, um Information zu sammeln – das kann ein bitteres Ende werden. Verzichten Sie auf einen Fragebogen. Begleiten Sie stattdessen den Pilotbetrieb: lesen Sie jeden Tag den portatour® Report, prüfen Sie die Routenpläne und fragen Sie die Pilotbenutzer in Frage-Antwort-Sessions nach Ihren Erfahrungen. So räumen Sie Probleme sofort aus dem Weg und Erfolge werden unmittelbar an alle kommuniziert.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg. Noch weitere Fragen? Das Expertenteam rund um den portatour® Tourenplaner und Routenplaner steht gerne zur Verfügung: www.portatour.com